Ajantasaisen liiketoimintatiedon hyödyntäminen päätöksenteossa
Kilpailun kiristyessä vaatimukset kaikenkokoisten yritysten laadukasta päätöksentekoa kohtaan kasvavat. Reaaliaikaista liiketoimintatietoa tarjoavat järjestelmät eivät ole enää 2010-luvulla vain suurten yritysten yksinoikeus. Nykyaikaiset ERP-järjestelmät tarjoavat tehokkaita ja kokonaistaloudellisia ratkaisuja myös pienten ja keskisuurten yritysten käyttöön.
Täsmällinen ja läpinäkyvä liiketoimintatiedon hallinta auttaa pk-yritystä…
…varmistamaan, että toimenpiteet ovat linjassa strategian kanssa.
Koko yrityksen kattavan tietojärjestelmän puuttuessa eri osastot ottavat usein käyttöön omia mittareitaan, jotka eivät välttämättä ole yhdenmukaisia yrityksen strategian kanssa. Koska ne ovat harvoin keskenään vertailukelpoisia, on kokonaiskuvan hahmottaminen ja toiminnan johtaminen hankalaa. Lisäksi osaoptimoinnin riski kasvaa. Integroitu ERP-järjestelmä tarjoaa keskitetyt, koko yrityksen toiminnot kattavat raportointi- ja analyysityökalut, joiden avulla läpinäkyvyys ja johtamisen edellytykset paranevat.
…kohdistamaan ja käyttämään resurssit optimaalisesti.
Näkyvyyden puuttuessa henkilöiden, investointien ja muiden resurssien kohdistaminen oikeaan paikkaan oikeaan aikaan on vaikeaa, ellei mahdotonta. Tarkempi kannattavuustietoon pureutuminen on työlästä, ja kuukausiraporteilla koostettava tieto ei mahdollista nopeaa reagointia. Integroitu ERP yhdistää myynti-, asiakas-, talous- sekä varasto- ja tuotantotiedon yhteen järjestelmään, joka mahdollistaa resurssien kohdistamisen oikein. Tiedonkeruu ja reaaliaikainen raportointi auttaa tekemään oikeita päätöksiä nopeasti.
…vähentämään ulkoisten raporttien aiheuttamaa kuormaa.
Viranomaiset, rahoittajat ja monen alihankkijan kohdalla myös suuret asiakkaat edellyttävät pk-yrityksiltä täsmällistä ja luotettavaa tietoa yrityksen tilasta. Oikeiden ja virheettömien raporttien tuottaminen ulkoisia tarpeita varten on kuitenkin usein aikaa vievä urakka ilman asianmukaisia työkaluja. Integroidun ERP-järjestelmän avulla ulkoisten raporttien tuottaminen on helppoa ja nopeaa, sillä kaikki tarvittavat tiedot ovat jatkuvasti ajan tasalla ja keskitetysti yhdessä järjestelmässä.
Mitä johdon tulisi ottaa huomioon kehittäessään liiketoimintatietoon perustuvaa päätöksentekoa?
1. Arvioi IT-järjestelmien soveltuvuus sekä nykyisiin että tuleviin liiketoimintatarpeisiin. Hankittavan ERP-järjestelmän tuleeauttaa keräämään kaikki oleelliset liiketoimintatiedot ja tuottamaan kokonaiskuva yrityksen tilasta
- auttaa keräämään kaikki oleelliset liiketoimintatiedot ja tuottamaan kokonaiskuva yrityksen tilasta
- tarjota analyysi- ja raportointityökalut sen selvittämiseen, missä yrityksen toiminnassa on parantamisen varaa
- auttaa dokumentoimaan seurantasuunnitelmat ja tulokset
2. Varmista, että kaikkialla yrityksessä käytettävät seurantamittarit ovat yhdenmukaiset. Tietojärjestelmän pitää auttaa johtoa
- selvittämään sekä yrityksen sisäisille että ulkoisille sidosryhmille, mitä mitataan ja miten
- luomaan sellaiset suorituskykymittarit (KPI), jotka aidosti auttavat tekemään valistuneita päätöksiä
- pääsemään nopeasti kiinni oikeisiin tietoihin ja koostamaan niistä raportteja.
3. Toteuta suunnitelma ja kohdista resurssit oikeisiin paikkoihin. Tässä integroidun ERP-järjestelmän tulisi
- kerätä ja järjestää tieto siten, että se on aina tarvittaessa helposti ja nopeasti käytettävissä
- tuoda näkyville oleellisimmat liiketoimintatiedot, joiden perusteella optimaalinen resurssien kohdistaminen ja käyttö on mahdollista
- luoda yksi yhdenmukainen ympäristö yrityksen toiminnan seurantaan, analysointiin ja johtamiseen.
Miksi tieto on arvokasta?
Pk-yrityksille liiketoimintatiedon tehokas hyödyntäminen voi olla ratkaiseva kilpailuetu nopeasti muuttuvassa liiketoimintaympäristössä. Pahimmillaan huonosti järjestetty tiedonkeruu ja raportointi voi haitata yrityksen toimintaa ja johtaa virheellisiin päätöksiin, joilla on merkittäviä taloudellisia seurauksia. Yritykset jotka hyödyntävät tehokkaasti toiminnanohjausjärjestelmänsä keräämää liiketoimintatietoa, pystyvät tekemään nopeasti päätöksiä oikean tiedon pohjalta ja kohdistamaan resurssit tehokkaammin tavoitteidensa toteuttamiseen.