ERP-projekteihin liittyy usein pelkoja epäonnistumisesta. Yleisen käsityksen mukaan käyttöönottoprojektien onnistuminen asetetussa aikataulussa ja budjetissa on vastoin luonnonlakeja. Vaikka ERP-projektit ovat usein monimutkaisia ja niihin liittyy riskejä, onnistuminen on täysin mahdollista ja jopa todennäköistä, kun suunnitteluun käytetään riittävästi aikaa ja älyä. Avainasemassa on lisäksi kumppanin avoimuus sekä rehellisyys asiakkaan suuntaan. Rehellinen kumppani tarjoaa vain ratkaisuja, joiden hyödyt ylittävät kustannukset.

Olemme alla avanneet lähestymistapaamme toiminnanohjausprojekteihin niiden koko elinkaaren ajalta. Kannattaa myös tutustua suosittuun ERP-oppaaseemme, jonka voit ladata täältä.

Määrittelyt

Tyypillinen haaste. Määrittelyllä tarkoitetaan piirustusten laatimista ERP-järjestelmän käytännön toteutukselle. Tämä vaihe ymmärretään usein liian kapeasti vain teknisenä määrittelynä, jolloin keskitytään ainoastaan vanhojen rakenteiden ja toimintatapojen siirtämiseen uuteen järjestelmään. Suppeasta käsityksestä seuraa kaksi ongelmaa. Ensiksi menetetään ainutlaatuinen mahdollisuus muuttaa vanhoja prosesseja paremmiksi ilman järjestelmän asettamia esteitä. Toiseksi vanhojen rakenteiden siirtäminen sellaisenaan uuteen järjestelmään voi johtaa tarpeettoman monimutkaisiin teknisiin ratkaisuihin, mikä usein nostaa kustannuksia suhteettomasti saavutettaviin hyötyihin nähden.

Ratkaisu. Määrittelyvaiheen tarkoituksena on varmistaa, että projektissa keskitytään olennaisiin asioihin ja että rajalliset resurssit käytetään mahdollisimman järkevästi. Me Profizilla syvennymme aluksi asiakkaan liiketoiminnan ja prosessien aitoon ymmärtämiseen, jotta voimme auttaa asiakasta kyseenalaistamaan ja kehittämään olemassa olevia toimintatapoja. Asiakkaan liiketoiminnan ymmärtäminen auttaa keskittymään oleellisiin asioihin järjestelmän toteutuksessa, jolloin vältetään monimutkaiset ratkaisut siellä missä ratkaisuista aiheutuvat kustannukset ylittävät saavutettavat hyödyt.

Kysy lisää

Hyödyt

  • Hyödynnetään ainutlaatuinen mahdollisuus kehittää rakenteita ja prosesseja.
  • Pienennetään toteutusvaiheen kustannuksia välttämällä liian monimutkaiset tekniset ratkaisut.
  • Asiakas saa yleiskäyttöisen kartoituksen liiketoiminnastaan, jota voi käyttää liiketoiminnan kehityksen tukena.

Toteutus

Tyypillinen haaste. Liian usein ERP-toteuttamisesta vastaava kumppani lopettaa ongelmanratkaisun määrittelyvaiheeseen, jonka jälkeen seurataan orjallisesti määrittelydokumenttia. Toteutuksen lukitseminen jo määrittelyvaiheessa ei kuitenkaan ole järkevää, koska suuri osa toteutuksen kannalta oleellisista yksityiskohdista selviää usein vasta projektin edetessä ja asiakkaan oppiessa uuden järjestelmän toimintalogiikkaa. Lisäksi perinteinen vesiputousmalli jättää asiakkaan täysin toimittajan armoille ja asiakkaan eristäminen toteutusvaiheesta estää avainhenkilöitä oppimasta järjestelmän tehokäyttäjiksi.

Ratkaisu. Profizin mallissa järjestelmän toteutus tehdään iteratiivisesti asiakkaan kanssa määrittelyvaiheessa linjattujen suuntaviivojen mukaisesti, jolloin pystymme usein valitsemaan kustannustehokkaamman toteutustavan kuin mihin projektin alussa olisi päädytty – asiakas kuitenkin maksaa saavutettavista liiketoimintahyödyistä eikä teknisistä ratkaisuista. Kustannuksia pienentää myös se, että varmistamme tietorakenteiden toimivuuden ja tekniset ratkaisut mahdollisimman pienellä määrällä dataa. Perustietueiden siirto vie usein huomattavan paljon aikaa, joten varsinaisia migraatioita ei kannata tehdä ennen kuin tietueiden rakenteet ovat kunnossa ja asiakas ymmärtää niiden toiminnan uudessa järjestelmässä.

Kysy lisää

Hyödyt

  • Resurssit käytetään ratkaisuihin, jotka luovat mahdollisimman paljon arvoa.
  • Osallistava lähestymistapa luo mukana oleville asiakkaan henkilöille omistajuuden järjestelmästä.
  • Asiakkaalle syntyy järjestelmän tehokäyttäjiä, jolloin tarve ulkopuoliselle tuelle tulevaisuudessa vähenee.

Kehitys ja tuki

Tyypillinen haaste. Usein järjestelmän kehitys loppuu käyttöönottovaiheeseen, jonka jälkeen asiakas joko jätetään oman onnensa nojaan tai invalidisoidaan toimittajan tehdessä pienimmätkin muutokset itse. Ilman jatkuvaa kehittämistä järjestelmä ei enää ennen pitkää tue liiketoimintaa, mutta toisaalta liika riippuvuus toimittajasta käy kalliiksi tai pahimmillaan pysäyttää kehityksen, kun pieniä mutta hyödyllisiä muutoksia ei uskalleta kustannusten pelossa tehdä.

Toiminnanohjausjärjestelmät ovat monimutkaisia kokonaisuuksia, koska ne liittyvät kiinteästi yrityksen koko IT-infrastruktuuriin ja muihin tietojärjestelmiin. Ongelmatilanteissa ei aina ole selkeää missä kohtaa kokonaisuutta ongelma todellisuudessa on. Usean tahon kanssa asioiminen voi olla vaikeaa, kun palveluntarjoajat siirtelevät vastuuta toisilleen ratkaisematta alkuperäistä ongelmaa. Myös kehitystä on vaikeampi tehdä useamman toimittajan kanssa, koska kenelläkään ei ole selkeää kuvaa ja vastuutakokonaisuudesta.

Ratkaisu. Järjestelmän kehittämisen ei tule loppua käyttöönottoon, sillä yrityksen tarpeet muuttuvat ajan myötä. Meille tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että konsulttimme laskuttavat jatkuvasti ”Iisakin kirkon” rakentamisesta, vaan pyrimme luomaan arvoa auttamalla asiakasta priorisoimaan järjestelmään liittyviä kehitystarpeita ja opettamalla asiakasta kehittämään järjestelmäänsä itse. Olemme onnistuneet, jos omistajuus toiminnanohjauksen kehittämisestä siirtyy asiakkaalle ja asiakas pystyy toteuttamaan kehityksen edellyttämiä järjestelmämuutoksia itsenäisesti.

Kysy lisää

Profiz tarjoaa ylläpitoa ja kehitystä kokonaisratkaisuna, jolloin voimme ottaa vastuun toiminnanohjausjärjestelmän lisäksi asiakkaan koko IT-infrastruktuurin ylläpitämisestä ja kehittämisestä. Ongelmatilanteessa apu löytyy yhden numeron takaa: asiakkaan tehtävä on vain ilmoittaa ongelmasta, meidän tehtävämme on ratkaista se. Noudatamme myös IT-infrastruktuurin kehittämisessä samaa filosofiaa kuin toiminnanohjausjärjestelmän kanssa: autamme asiakasta priorisoimaan kehitystarpeita ja käyttämään IT-budjetin mahdollisimman tuottavasti. Koska IT-infrastruktuuri on harvoin asiakkaan ydinosaamista, otamme tyypillisesti isomman ja itsenäisemmän roolin sovittujen kehityshankkeiden toteuttamisessa.

Hyödyt

  • Vähemmän tulipalojen sammuttamista, enemmän pitkäjänteistä kehittämistä
  • IT-budjettia voidaan käyttää mahdollisimman arvoa luovalla tavalla.
  • Ongelmatilanteet saadaan ratkottua nopeammin, edullisemmin ja vaivattomammin.