Harva auton ostaja tekee ostopäätöksen pelkän halvan hintalapun perusteella. Jos tunteella tehdyt päätökset jätetään pois, jokainen järkevä ostaja miettii pelkän ostohinnan ohella myös auton tarkoituksenmukaisuutta ja todellisia käyttökustannuksia. Riittääkö kevyt kauppakassi vai tarvitaanko väkevää dieselnelivetoa? Kuinka paljon joudun maksamaan veroja ja vakuutusmaksuja? Millaiset polttoainekustannukset ovat ja kuinka usein ja kuinka kalliita huoltoja tarvitaan? Pitääkö auto hyvin arvonsa?
Kun yritys hankkii toiminnanohjausjärjestelmän, tilanne on periaatteessa sama. Eri toimittajien näkyviä hintoja voidaan vertailla melko helposti tarjousten perusteella. Sen sijaan, tarpeisiin soveltumisen ja pitkän ajan kuluessa toteutuvien todellisten kustannusten arviointi on vaikeampaa. Harvalla ostajalla on yhtä paljon kokemusta ja tietämystä erilaisista ERP-järjestelmistä kuin autoista. Soveltuvuutta pitäisi osata arvioida muutaman demoesityksen perusteella paitsi nykyisiin, myös tuleviin tarpeisiin, jotka voivat muuttua nopeastikin.
Alla neljä tärkeää asiaa, jotka niin ERP-järjestelmän kuin autonkin ostajan on hyvä pitää mielessä
- Mitkä ovat omat tarpeet ja miten ratkaisu vastaa niihin? Alkuvaiheessa ostajan kannattaa kartoittaa monipuolisesti eri järjestelmiä ja toimittajia. Ensimmäisistä keskusteluista lähtien kannattaa kiinnittää huomiota toimittajan kykyyn auttaa tarpeiden tunnistamisessa ja ratkaisuhakuisuudessa. Ratkaisuhakuisuuden pitäisi korostua demoesityksissä, joita kannattaa järjestää eri toimittajien kanssa sekä tarvittaessa useampi kierros. Ennen lopullisten tarjousten jättämistä toteutettavat työpajat ja liiketoiminnan prosessien kuvaukset parantavat myös onnistumisen mahdollisuuksia.
- Kuinka suuret käytön todelliset kustannukset ovat? Auton todelliset kustannukset riippuvat käyttötarkoituksesta, kulutuksesta ja huoltotarpeista. ERP-järjestelmän osalta rakenne ja toimittajan toimintamalli sekä hinnoittelu vaikuttavat suuresti järjestelmän käytön aikana toteutuviin todellisiin kustannuksiin. Nyrkkisääntönä voi pitää, että mitä enemmän kooditason räätälöintejä toteutetaan, sitä haavoittuvampaa ja kalliimpaa järjestelmän päivittäminen on.
- Kuinka hyvin se pitää arvonsa? Toisin kuin auton kohdalla, ERP-järjestelmää ei voi jälleenmyydä. ERP on kuitenkin sekä lisenssi- että SaaS-vaihtoehtona pitkän aikavälin valinta. Siksi on erittäin tärkeää selvittää, kuinka hyvin järjestelmä ja toimittaja kykenevät tukemaan liiketoimintaa tulevaisuudessa ja muuttuvassa liiketoimintaympäristössä. Hyvän järjestelmän kehitys on taattu vahvojen toimittajien ansiosta, ja hyvällä palvelutoimittajalla on esittää selkeä toimintamalli myös käyttöönoton jälkeiselle ajalle: hyvä toimittaja on säännöllisesti yhteydessä, tarjoaa aktiivisesti uusia ratkaisuja ja ennakoi asiakkaan tulevia ongelmia järjestelmällisesti.
- Kuinka laajasti palveluita on saatavilla? Harva meistä ostaisi autoa, johon saa huoltopalveluita vain yhdestä paikasta. Samoin ERP-järjestelmän kohdalla toimittajaloukun riski on suuri, jos sille ei ole olemassa useampaa kilpailevaa palveluntarjoajaa. Toimittajaloukku voi käydä kalliiksi kahdella tapaa. Ensinnäkin, toimittaja saattaa ajan kuluessa kompensoida halvan tarjouksensa kalliimpina palvelu- ja ylläpitomaksuina. Toisekseen, pieni yksittäinen palveluntarjoaja tai ERP:n kehittäjä – pienimpien kohdalla yleensä yksi ja sama – saattaa tulla ostetuksi pois tai nujerretuksi isompiensa toimesta. Asiakaalla on tällöin riski jäädä yksin sellaisen järjestelmän kanssa, jota kukaan ei ylläpidä ja kehitä ja jolle kukaan ei tarjoa palveluita.
Mitä jos harkitsisit saksalaista laatu-ERP:tä, joka tarjoaa vääntöä ja nopeutta mutta kokonaistaloudellisesti? SAP Business One on varta vasten pk- ja kasvuyritysten tarpeisiin suunniteltu toiminnanohjausjärjestelmä.