Moderni ERP on yrityksen kilpailukyvyn selkäranka digitalisoituvassa taloudessa
Elämme teknologisen murroksen aikaa. Yritykset ovat hyödyntäneet digitaalisia teknologioita kasvavasti jo vuosien ajan ja digitalisaation mahdollisuuksien hyödyntämisestä on tullut elinehto kaikille yrityksille. Kilpailuedun luomiseen ei kuitenkaan enää riitä pelkkä tietojen digitaaliseen muotoon siirtäminen ja mekaanisten työtehtävien automatisointi vaan yrityksen ERP-järjestelmän on tarjottava välineitä päivittäisen päätöksenteon tueksi ja mahdollistettava uudenlaisten digitaalisten sovellusten ja palvelujen tuottaminen ERP:n dataa hyödyntäen.
Moderni ERP toimii liiketoiminnan moottorina.
Moderni ERP toimii liiketoiminnan moottorina mahdollistaen paitsi kilpailussa pärjäämisen edellyttämän tehokkuuden ja tietoperusteisen päätöksenteon, niin myös erilaisten digitaalisten palvelujen ja ratkaisujen kehittämisen, jotka tehostavat prosesseja edelleen sisäisesti ja luovat arvoa toimittajille ja asiakkaille. Esimerkkejä tästä ovat verkkokauppa ja erilaiset mobiilisovellukset vaikkapa varastonhallintaan. Lisäksi vaatimuksia aiheuttavat työntekijöiden odotukset teknologialle. Kuluttajille ja myös yrityksille suunnattujen ohjelmistojen käytettävyys on parantunut niin paljon, että työntekijät odottavat myös toiminnanohjausjärjestelmiltä aiempaa parempaa käytettävyyttä. Osaajista kiinnipitämistä ja uuden osaavan työvoiman houkuttelua tukee jos työnantaja tarjoaa sellaiset työvälineet, joilla työntekeminen tuntuu sujuvalta ja mielekäältä. On lopuksi myös muistettava, että järjestelmän lisäksi valitaan samalla pitkäaikainen kumppani, jonka osaamisella ja palvelun laadulla on oleellinen merkitys liiketoimintaan, joten myös toimittajan luotettavuuteen, osaamiseen ja toimintatapaan kannattaa kiinnittää huomiota.
Tämä opas on tarkoitettu avuksi pienille ja keskisuurille yrityksille, jotka harkitsevat uuden ERP-järjestelmän hankintaa. Opas tarjoaa neuvoja niin ensimmäistä järjestelmäänsä hankkiville kuin järjestelmän vaihtamista harkitseville yrityksille. Oppaassa on tarkoituksella keskitytty yksityiskohtien sijasta yleisiin asioihin, joiden merkitys on suurin ERP:n koko elinkaaren hyötyjen ja kustannusten kannalta. Yksityiskohdat ovat tärkeitä soveltuvuuden kannalta, mutta niitä on pohdittava tapauskohtaisesti.

Tarve järjestelmien kehittämiselle lähtee usein liiketoiminnan vaatimuksista
Vaikka myös tekniset syyt voivat johtaa uuden järjestelmän hankintaan, niin usein signaali tietojärjestelmien kehittämisen tai uusinnan tarpeesta havaitaan näkyvien oireiden perusteella. Tunnistetaan erilaisia ongelmia tai mahdollisuuksia joita ei voida hyödyntää. Joskus havaitut kipupisteet voidaan ratkaista olemassa olevia ratkaisuja kehittäen, mutta toisinaan se ei riitä vaan on etsittävä korvaavia ratkaisuja. Hyvä lähtökohta uuden järjestelmän tarpeen arvioinnille on vastata seuraaviin kysymyksiin:
- Voidaanko huomio ja ponnistukset keskittää asiakkaiden palvelemiseen ja yrityksen kasvattamiseen vai kuluuko kallista työaikaa jatkuvasti erilaisiin manuaalisiin työsuoritteisiin, kuten tietojen kirjaamiseen, etsimiseen ja kokoamiseen?
- Onko oleellinen liiketoimintatieto, kuten asiakas- ja tuotekohtainen kannattavuus saatavilla vaivattomasti ja ajantasaisesti?
- Välittyykö tarpeellinen tieto luotettavasti ja ajantasaisesti oikeille henkilöille sekä yrityksen sisällä että kumppaneille ulkopuolella?
- Voiko järjestelmästä saatavaan tietoon luottaa?
- Mahdollistaako nykyinen järjestelmä tai järjestelmät sanomaliikenteen toimittajien ja asiakkaiden kanssa?
- Voiko järjestelmään liittää digitaalisia palveluja, kuten verkkokauppaa tai mobiilisovelluksia?
- Ovatko järjestelmiä käyttävät työntekijät tyytyväisiä siihen, miten järjestelmät tukevat heidän työtään vai aiheuttavatko tietojärjestelmät enemmänkin turhautumista ja harmaita hiuksia?
- Riittääkö nykyisten tietojärjestelmien suorituskyky tukemaan liiketoimintaa, jos sen luonne ja volyymi muuttuisi seuraavien vuosien aikajänteellä?
- Onko tuki järjestelmälle turvattu vai onko tuki kenties yhden tai kahden henkilön varassa?
Jos vastaus mihin tahansa näistä kysymyksistä on ”ei”, suurella todennäköisyydellä yrityksessänne paitsi hukataan rahaa tehottomuuteen, myös menetetään mahdollisuuksia kasvattaa ja kehittää liiketoimintaa. Lisäksi on todennäköistä, että yrityksesi ottaa turhia riskejä liittyen liiketoiminnan häiriöttömään jatkuvuuteen, tuen saamiseen, tiedon luotettavuuteen sekä tärkeimpien henkilöiden pysyvyyteen organisaatiossa. Moderni ERP-järjestelmä voi tarjota ratkaisun edellä mainittujen ongelmien kanssa painivalle pk-yritykselle.
Pk-yrityksillä on paljon vaihtoehtoja joista valita
ERP-järjestelmän hankintaa pohtivilla pk-yrityksillä on Suomessa hyvä tilanne, sillä erilaisia järjestelmiä ja palveluntarjoajia on tarjolla runsaasti. Toimittajien joukosta löytyy niin kansainvälisiä ohjelmistojättejä kuin pienempiä koti- tai pohjoismaisia ohjelmistotaloja. Vaikka vaihtoehtojen suuri määrä ja kilpailu toimittajien välillä onkin ostajan etu, tekee vaihtoehtojen runsaus myös vertailusta ja päätöksenteosta usein työlästä ja hidasta. Pk-yrityksissä ei myöskään aina ole suurten yritysten tasolla olevaa osto-osaamista ja ymmärrystä ERP-järjestelmistä, mikä asettaa myös omat haasteensa toimittajien arviointiin.
Pk-yritysten ERP-järjestelmistä puhuttaessa on myös tärkeä erottaa se, että ne ovat oma tuotekategoriansa, eikä niitä tule sekoittaa suuryrityksille suunnattuihin ERP-järjestelmiin ja niihin liittyviin osin vanhentuneisiin mielikuviin. Uudet pk-yrityksille kehitetyt ERP:t ovat käytettävyydeltään, ketteryydeltään ja järjestelmävaatimuksiltaan eri luokassa kuin vanhat monoliitit. Pk-yritysten ERP:t eivät ole suuryritysjärjestelmien riisuttuja tai muuten kevennettyjä versioita, vaan ne on suunniteltu varta vasten pienten ja keskisuurten yritysten tarpeiden mukaan. Moderni pk-yrityksen ERP on verrattain nopea ottaa käyttöön ja mukauttaa omiin tarpeisiin sopivaksi siten, että se sopii pienenkin yrityksen kukkarolle. Pilvipalvelujen yleistymisen ansiosta vaatimukset omaan inftrastruktuuriin investoimiselle ovat poistuneet nopeuttaen käyttöönottoa entisestään ja tuoden samalla ERP-järjestelmät myös entistä pienempien organisaatioiden ulottuville.
Kuten aiemmin johdannossa mainittiin, valitaan ERP-järjestelmää valittaessa ohjelmiston lisäksi myös kumppani, joka auttaa järjestelmän käyttöönotossa ja tarjoaa tukea ja konsultointia käyttöönoton jälkeen. ERP-järjestelmää kehittävä ohjelmistotalo ja käyttöönotosta vastaava kumppani voivat olla sama tai eri yritys. Tässä oppaassa ohjelmistoa kehittävästä yrityksestä käytetään nimitystä “ohjelmistotoimittaja” ja käyttöönotosta, tuesta ja muusta konsultoinnista vastaavasta tahosta “järjestelmätoimittaja” tai “toimittaja”.
Oppaan ensimmäiset luvut tarjoavat yleistietoa ERP-järjestelmistä ja -hankkeista ja viimeinen kappale “Huolellisuus hankintavaiheessa maksaa itsensä takaisin” esittelee yksinkertaisen hankintaprosessin ja mitä eri asioita kannattaa ottaa huomioon kussakin vaiheessa. Mukavia lukuhetkiä!
ERP:n hankinta on investointi, jonka odotetut hyödyt on tärkeä tunnistaa selkeästi
Yrityksen kasvaessa tietyn rajan yli taulukkolaskennan, sähköpostin, paperilomakkeiden ja useiden keskenään yhteensopimattomien tietojärjestelmien perustalle rakentuva johtamisjärjestelmä alkaa ennemmin tai myöhemmin tuntua työläältä ja epäluotettavalta. Myös liiketoiminnan luonne on voinut muuttua tai vanha järjestelmä tulla elinkaarensa päähän. Tai sitten jokin tärkeä asiakas odottaa valmiutta sanomaliikenteen toteuttamiseen, mihin vanha järjestelmä ei taivu.
ERP-järjestelmän hankintaa voi ajaa usea eri tekijä, mutta yhtä kaikki järjestelmähanke tulee nähdä investointina, jolle haetaan konkreettisia bisneshyötyjä. Riippumatta siitä, hankitaanko ERP kertaostona vai kuukausimaksullisena palveluna, on kummassakin tapauksessa kyse lopulta samasta asiasta eli rahallisesta panostuksesta yrityksen kilpailukykyyn, kasvuun ja kannattavuuteen. Tälle sijoitetulle rahalle tulee luonnollisesti saada tuottoa.
Tavallisesti investointien houkuttelevuutta arvioidaan tekemällä investointilaskelma. Myös ERP-hanketta voidaan arvioida investointilaskelman avulla vaikka hyötyjen kvantifiointi ei välttämättä kovin helppoa olekaan. Investointilaskelman tarkoituksena on ERP-kontekstissa toisaalta arvioida järjestelmäinvestoinnin taloudellista houkuttelevuutta, mutta myös selkeyttää itselle projektin tärkeimpiä tavoitteita. Tämä auttaa priorisoimaan käyttöönottoprojektin ajankäyttöä sekä helpottaa toimittajien vertailua. Laskelma voi auttaa myös budjetin määrittämisessä. Voidaanko samat tai lähes samat tulokset saada pienemmällä budjetilla tai voidaanko toisaalta budjettia kasvattaa kannattavasti ja toteuttaa ylimääräisiä kehitysideoita.
Moni saattaa tässä vaiheessa todeta, että kuulostaapa vaikealta. Miten ihmeessä arvioida vaikutuksia, jotka ovat paitsi epävarmoja myös epäsuoria? Mikä on esimerkiksi paremman toimitusvarmuuden tuoman asiakastyytyväisyyden vaikutus myyntiin? Kritiikki paljastaa menetelmän haasteet, mutta se ei tee laskuharjoituksesta käyttökelvotonta. Vaikka hyötyjen ennustamista ja kvantifiointia ei täysin luotettavasti voikaan tehdä (kuten ei voi monessa muussakaan investointihankkeessa), on laskelmasta se hyöty, että se pakottaa ajattelemaan investoinnista tavoiteltavia hyötyjä konkreettisesti ja kriittisesti. Analyysin tuotoksen voi myös ajatella niin päin, että se kertoo millaisiin oletuksiin tulee uskoa, jotta investoinnissa olisi taloudellista järkeä.
Toinen mahdollinen kritiikki menetelmää kohtaan voi olla, että pk-yrityksillä hanke voi olla niin sanotusti “no-brainer” eli hankkeen toteuttamisen välttämättömyys on itsestään selvää eikä se vaadi laskelmia perusteluiksi. Tämä voi pitää paikkaansa, mutta silti laskelma voi tukea tavoitteiden kirkastamisessa, toimittajien vertailussa ja budjetin määrittämisessä. Vaikka varsinaista investointilaskelmaa ei haluaisi tehdä, olisi jokaisen ERP-hanketta harkitsevan yrityksen syytä listata hankkeelle asetetut tavoitteet ja priorisoida nämä siten, että on selvää mitkä ovat hankkeen kannalta keskeiset liiketoiminnalliset tavoitteet. Näille tavoitteille voi halutessaan asettaa numeerisia tavoitteita, jolloin myös tavoitteiden saavuttamista on helpompi seurata käyttöönoton jälkeen.
Olipa lähestymistapa mikä tahansa, niin ERP-järjestelmän hankinnasta tavoiteltavia hyötyjä on hyödyllistä analysoida sijoitetun pääoman tuoton komponenttien kautta (ks. kuva 1). Sijoitetun pääoman tuotto on mittari, joka mittaa yrityksen kannattavuutta huomioiden liiketoimintaan sijoitetun pääoman määrän. Toisin sanoen, kuinka paljon jokainen liiketoimintaan joko velan tai oman pääoman ehtoisena sijoitettu euro tuottaa sijoittajalleen.
Sijoitetun pääoman tuotto riippuu nettotuloksesta sekä sananmukaisesti yrityksen toimintaan sijoitetun pääoman suuruudesta. Tuottoa voidaan parantaa kasvattamalla nettotulosta tai vähentämällä sitoutuneen pääoman määrää. Oheiseen kuvaan on poimittu nettotuloksen ja sitoutuneen pääoman osalta ne merkittävimmät osatekijät, joihin ERP-järjestelmän hankinta ja käyttöönotto vaikuttaa. Nettotulosta voidaan kasvattaa käytännössä joko myymällä enemmän tai kalliimmalla tai alentamalla toiminnan kustannuksia – tai millä tahansa näiden yhdistelmällä. Sitoutunutta pääomaa puolestaan voidaan alentaa käyttöpääoman hallinnalla, eli käytännössä tehostamalla varastointia sekä maksujen ja saatavien hallintaa.

ERP:n avulla voidaan vähentää kustannuksia erityisesti rutiinitehtävien automatisoinnin kautta
ERP-järjestelmän hankinnalla voidaan saavuttaa kustannussäästöjä mikä pätee erityisesti nopeasti kasvavissa yrityksissä. Automatisoimalla rutiininomaisia tehtäviä ja minimoimalla tarve manuaaliselle työlle sekä standardoimalla prosesseja voidaan parantaa tehokkuutta siinä määrin, että tarve palkata uusia työntekijöitä tällaisiin tehtäviin vähenee. Samalla nykyisen henkilöstön osaamista voidaan hyödyntää tuottavampiin työtehtäviin, mikä nostaa koko yrityksen tuottavuutta ja parantaa sitä kautta kilpailukykyä. Prosessien standardointi ja automatisointi vähentää inhimillisten virheiden todennäköisyyttä, jolloin virheiden selvittelyyn ja korjaamiseen tarvittavaa aika sekä virheistä seuraavat muut turhat kustannukset voidaan minimoida. Lisäksi kustannuksia voidaan vähentää paremmalla tuotannon ja varaston suunnittelulla mahdollistaen resurssien käyttöasteen nostamisen ja hukan minimoimisen.
Automatisoinnille otollisia kohteita ovat ainakin:
Tietojen syöttö: Tietojen syöttäminen on usein mekaanista, aikaa vievää ja virheille altista työtä, jolloin tehtävän automatisointi on houkuttelevaa. Esimerkiksi tilausten syöttämistä järjestelmään voidaan automatisoida. Järjestelmät tarjoavat tavallisesti osittaista automatiikkaa tietojen syöttöön siten, että tilaustenkäsittelijän tarvitsee syöttää vain muutama muuttuva tieto ja loput tiedot tulevat muun muassa liikekumppani- ja tuoteperustietojen perusteella. Esimerkiksi maksutietoja tai osoitteita ei tarvitse syöttää vaan ne täydentyvät automaattisesti. Samoin kirjanpidon kirjaukset voivat syntyä automaattisesti ennalta määriteltyjen sääntöjen perusteella. Järjestelmä voi myös suorittaa erilaisia tarkistuksia ja huomauttaa jos vaikkapa asiakkaan luottoraja on ylittynyt.
Lisäksi tehokkuutta lisää tositteiden massakäsittely, kuten vaikkapa laskujen generoiminen massana perustuen toimitettuihin tilanteisiin. Sen sijaan, että käsiteltäisiin jokainen tosite erikseen, voidaan massakäsittelyllä nopeuttaa prosessia merkittävästi. Tehokkuuden nostamisella voi olla myös vaikutuksia yrityksen fyysisiin prosesseihin kun tositteiden sisäisestä käsittelystä ei muodostu pullonkaulaa fyysisten suoritteiden kuten vaikkapa toimitusten tekemiselle.
Tietojen syöttöä on lisäksi mahdollista automatisoida vielä pidemmälle sanomaliikenteen, integraatioiden ja robotic process automation (RPA) -ratkaisujen avulla.
Tietojen muokkaus: Modernissa tietojärjestelmässä tietojen päivittäminen massana on mahdollista ja vaivatonta. Monissa yrityksissä säännöllisesti tehtäviä toimenpiteitä ovat esimerkiksi hinnastojen ja puitesopimusten päivitys. Tekemällä päivitysoperaatiot helpoiksi, voidaan saavuttaa huomattavaa aikasäästöä.
Tietojen etsiminen: Tietojärjestelmät ovat paitsi työkaluja liiketoiminnan tapahtumien suorittamiseen, niin myös tietovarastoja, joista tulee löytää tarvittava tieto vaivattomasti. Työaikaa palaa yllättävän paljon mikäli tietoja on vaikea hakea, tiedot ovat hajallaan ja niitä joudutaan yhdistelemään tai jos raportit avautuvat hitaasti. Kysykää tietojärjestelmiin turhautuneelta työntekijältä turhautumisen syytä ja usein vastauksena saadaan tietojen hankala hakeminen järjestelmästä.
Sujuvaa tietojen hakua voidaan tukea tarkoituksenmukaisilla raporteilla, joissa oleellinen tieto on esitetty selkeästi ja koostetusti ja näiden raporttien linkittämisellä yrityksen liiketoimintaprosesseihin, siten että tarvittavaan tietoon päästään helposti käsiksi sieltä, missä sitä tarvitaan. Esimerkiksi myyntitilauksen käsittelyn kannalta oleellisiin ja mielellään esisuodatettuihin raportteihin tulisi päästä suoraan myyntitilaukselta.
Automatisoinnin lisäksi toinen tärkeä osa-alue on tiedolla johtaminen, mikä pätee kaikkiin taloudellisiin osa-alueisiin. Kun tiedetään kustannusten rakenne ja päästään käsiksi kustannuserien taustalla oleviin tekijöihin, luodaan mahdollisuus myös vähentää näitä kustannuksia kehitys- ja johtamistoimenpitein. Vanha viisaus “et voi hallita sitä mitä et voi mitata” pätee yhä.
ERP tarjoaa tulitukea myynnin kasvattamiselle
Modernin ERP:n tuomat vaikutukset nettotulokseen eivät rajoitu kustannuksiin, vaan järjestelmä voi auttaa parantamaan myös tuloslaskelman ylintä riviä. Keskeisenä tekijänä tässä on operatiivisten prosessien hallittavuuden parantaminen. Myyntivolyymeja on vaikea kasvattaa kannattavasti elleivät yrityksen tuotannolliset prosessit ole kunnossa. Ilman kunnollista hallintaa yrityksen keskeisiin prosesseihin, johtaa myynnin kasvu helposti kustannustason nousuun ja asiakastyytyväisyyden laskuun. Tavallisesti yrityksillä on tavoitteena nimenomaan kannattava kasvu, jolloin tukifunktioiden skaalautuvuudesta ja kustannusten hallinnasta tulee välttämätöntä. ERP voi tukea tässä hallittavuuden ja skaalautuvuuden lisäämisessä tukemalla ostojen ja tuotannon suunnittelua, ohjaamalla työntekijät suorittamaan määrätyt kirjaukset ja tarkistukset ja automatisoimalla aikaa vieviä työtehtäviä.
Toisena tärkeä myyntiä kasvattava tekijä on ERP:n mahdollistamat uudet liiketoimintamallit. ERP-järjestelmä, joka mahdollistaa muiden ulkopuolisten sovellusten liittämisen järjestelmään voi antaa yritykselle kilpailuetua. Tyypillinen esimerkki uudesta liiketoimintamallista on verkkokaupan perustaminen. Verkkokauppa voi tuoda paitsi myyntiä uusille asiakkaille tai lisämyyntiä olemassa oleville asiakkaille, myös parantaa asiakaskokemusta ja tehostaa myyntityötä sisäisesti.
Myös puhtaasti myynnin näkökulmasta ajateltuna myyntiin voidaan vaikuttaa monella tavalla. Tarjousten tekemisen nopeuttaminen lisää kaupan toteutumisen todennäköisyyttä. Kun asiakkaista on historiatiedot sekä muut olennaiset tiedot tallessa, voidaan nämä tiedot ottaa huomioon siinä, mitä tuotteita asiakkaalle tarjotaan ja millä hinnalla. Reaaliaikainen näkymä varastotilanteeseen ja työjonoon mahdollistaa toimitusaikojen kommunikoinnin asiakkaalle luotettavasti. Samalla toimitusvarmuuden parantaminen ja toimitusaikojen nopeuttaminen lisäävät asiakkaan kokemaa palvelun laatua lisäten seuraavien kauppojen toteutumisen todennäköisyyttä.
Useisiin uusimpiin ERP-järjestelmiin on saatavissa mobiilikäyttöliittymät esimerkiksi matkapuhelimeen tai tablettiin, jolloin tarvittava data seuraa myyjän mukana. Samoin tilaukset voidaan lähettää matkaan heti kädenpuristuksen jälkeen. Lisäksi eräät ERP-järjestelmät tuovat myös pk-yritysten ulottuville analytiikkatyökaluja, joita ei löydy edes kaikilta suuryrityksiltä. Analytiikan myötä tiedon hyödyntäminen ei ole ainoastaan myyntitykin pään ja taskulaskimen varassa, vaan älykäs järjestelmä osaa tuottaa itse esimerkiksi myyntiehdotuksia keräämänsä tiedon pohjalta.
Nykyisin pk-yritykset toimivat yhä useammin toimitusverkostoissa, joissa kansainvälisten ja suurten toimijoiden vaikutus kasvaa. Tyypillisesti yhdestä muutamaan suurempaa päämiestä asettaa vaatimukset koko toimitusketjun toiminnan tasolle, kuten järjestelmäyhteensopivuudelle. Esimerkiksi teollisuuden alihankkijoilla integroitumismahdollisuus päämiehen ERP-järjestelmään vähintäänkin sähköisten EDI-yhteyksien kautta auttaa huomattavasti pitkäjänteisemmän kumppanuuden kehittämistä. Erilaisilla ERP-järjestelmän päälle rakennettavilla portaaleilla ja sovelluksilla voidaan jakaa tietoa verkoston sisällä, esimerkiksi tavarantoimittajien kanssa.
Edellä kuvatut hyödyt liittyvät enimmäkseen myyntivolyymin varmistamiseen. Entä liikevaihdon toinen puoli, hinta? ERP:n vaikutus hintoihin tulee ennen kaikkea tiedolla johtamisen kautta. Kun saadaan näkyvyys katteisiin tuote- ja asiakastasolla, voidaan hinnoittelutoimenpiteet kohdistaa tehokkaasti tietoon perustuen. Tuotevalikoimaa voidaan päivittää datan perusteella ja myyntityötä kohdistaa kannattavimpiin tuotteisiin, asiakkaisiin tai kanaviin. Reaaliaikainen näkyvyys kustannuksiin auttaa huomioimaan kohonneet kustannukset myös hinnoittelussa, mikäli asiakassuhde ja markkinatilanne sen sallii.
Käyttöpääoman määrää optimoimalla voidaan minimoida kustannukset palvelutasosta tinkimättä
Kustannusten alentamisen ja kasvun mahdollistamisen ohella toinen keskeinen tavoite ERP:n hankkimiselle on monilla toimialoilla käyttöpääoman vähentäminen, missä keskeisessä roolissa on varastotasojen optimointi. Erityisen tärkeää varastotason optimointi on tukkukaupassa, jossa varastoon sitoutuu väistämättä pääomaa, mutta katteet ovat silti pienet. Valmistavassa teollisuudessa haasteet kohdistuvat usein raaka-aine- ja komponenttivarastoinnin tarpeeseen, joka kasvaa sitä mukaa, mitä suurempaa tuotevalikoimaa ja nopeampia toimitusaikoja yritys tarjoaa.
Varastotasojen optimointi on ikiaikainen ongelma, jossa yritys joutuu tasapainoilemaan toisaalta toimitusvarmuuden ja toisaalta varastoihin sitoutuneen käyttöpääoman välillä. Varaston suunnittelussa ollaan aivan ERP-järjestelmän toiminnallisuuden ytimessä. Material requirements planning (MRP, suomeksi tarvesuunnittelu) -toiminnallisuus hyödyntää muiden moduulien kuten varastonhallinnan sekä myynti-, osto- ja tuotantotilausten tietoja huomioiden tuoteperustietojen parametrit kuten tiedot toimitusajasta, tilauserän koosta ja tuotteen toimittajista. Huomioon voidaan ottaa myös mahdolliset myyntiennusteet ja varastojen minimi- ja maksimitasot. Lopputuloksena MRP antaa suosituksia siitä, millaisia osto- ja tuotantotilauksia sekä varastosiirtoja kannattaisi tehdä.
Toinen käyttöpääomaan vaikuttava tekijä on ajallinen ero ostovelkojen ja myyntisaamisten välillä. ERP-järjestelmä ei itsessään saa asiakkaita maksamaan laskujaan nopeammin tai mahdollista omien laskujen maksamista myöhemmin, mutta järjestelmän tarjoamat osto- ja myyntireskontraominaisuudet auttavat varmistamaan, että maksut suoritetaan ajallaan. Täsmällinen tilannekuva auttaa yrityksen kassavirran hallinnassa, johon on uusimmissa pk-yritysten ERP-järjestelmissä tarjolla monipuolisesti raportointityökaluja.

ERP-järjestelmien keskeisten erojen ymmärtäminen auttaa lyhentämään listaa sopivista vaihtoehdoista
Kuten jo aiemmin totesimme, on pk-yrityksille tarjolla suuri määrä toiminnanohjausjärjestelmiä. Vaikka suuri vaihtoehtojen määrä onkin lähtökohtaisesti hyvä asia ostajan kannalta, voi se myös tehdä toimittajien kartoittamisesta työlästä ja vaikeasti lähestyttävää. Moni yritys aloittaa aluksi kartoittamalla suuren joukon eri järjestelmiä, joista valitsee tietyin kriteerein lopulta 2-3 toimittajaa, joiden kanssa etenee keskusteluissa pidemmälle. Tällainen toimintatapa on lähtökohtaisesti hyvä, mutta prosessiin käytettyä aikaa voidaan vähentää ymmärtämällä mahdollisimman varhaisessa vaiheessa millaista ratkaisua ollaan etsimässä. ERP-järjestelmiä voidaan jaotella eri tyyppisiin järjestelmiin ja näiden keskeisten erojen ymmärtäminen on avuksi järjestelmien ja toimittajien arvioinnissa.
Ratkaisuvaihtoehtoja voidaan jaotella ainakin seuraavasti:
- Järjestelmästrategia: Yksi järjestelmä vs. useasta järjestelmästä koostuva kokonaisuus
- Tyyppi: Geneerinen ERP vs. toimialaratkaisu
- Kansainvälisyys: kotimainen vai kansainvälinen järjestelmä
- Integroitavuus
- Palvelinympäristö: on-premise, private cloud vs. public cloud
- Lisenssit: omat lisenssit vs. vuokralisenssit
Yksi vai useampi järjestelmä
Yksi keskeinen valinta liittyy siihen valitaanko ratkaisuksi yksi kaiken kattava järjestelmä vai koostuuko ratkaisu useammasta palasesta. Moni on tottunut ajattelemaan, että yksi järjestelmä on automaattisesti parempi ratkaisu, kuin useamman ohjelmiston kokonaisuus, mutta kerromme tässä miksi näin ei useassa tapauksessa ole. Asiaan liittyy nimittäin väärinymmärryksiä, jotka on hyvä selventää.
Asian ymmärtämiseksi tulee sisäistää kaksi asiaa: ERP-järjestelmän ydintehtävät sekä “yksi järjestelmä ratkaisee kaiken” -ajatuksen historiallinen tausta. Lähdetään liikkeelle ERP:n ydintehtävistä. ERP:n keskeisinä funktioina voidaan nähdä toiminnot, jotka ovat vahvasti riippuvaisia toisistaan ja jotka tuottavat ja käyttävät samaa dataa. Näitä toimintoja ja tietoja ovat erityisesti:
- Asiakkaat ja toimittajat
- Tuotetieto
- Kirjanpito
- Reskontrat
- Varastosaldot
- Myynnit
- Ostot
- Tuotannon tapahtumat (tuotantotilaukset, raaka-aineiden luovutukset ja tuotannosta vastaanotot)
- Tarvesuunnittelu (MRP, material requirements planning)
Näiden toimintojen osalta on oleellista, että ne toimivat yhden tietokannan päällä, koska ne myös kirjoittavat ja lukevat samoja tietoja. Jos data olisi hajallaan useassa eri järjestelmässä, niin tiedot voisivat olla ristiriidassa keskenään tai voitaisiin joutua syöttämään tietoa useampaan kertaan eri järjestelmiin. Esimerkiksi tuoterekisteriä voitaisiin joutua ylläpitämään sekä varastonhallintajärjestelmässä että järjestelmässä, jossa tilaus-toimitusketjua hoidetaan. Lisäksi eri toiminnot eivät ainoastaan hyödynnä samaa dataa vaan tähän voi myös liittyä muutakin logiikkaa. Esimerkiksi reskontrasta käsin voidaan asettaa jokin laskuja maksamaton asiakas myyntikieltoon, minkä tulee taas estää myyjiä myymästä lisää kyseiselle asiakkaalle.
Edellämainittujen toimintojen osalta onkin perusteltua, että nämä toiminnot löytyvät yhdestä järjestelmästä. Ja on myös oleellista, että tämä järjestelmä on aidosti integroitu toiminnanohjausjärjestelmä eli sitä ei ainoastaan käytetä yhdestä ja samasta käyttöliittymästä vaan järjestelmän eri osat näkevät samat tiedot reaaliajassa. Reaaliaikaisuus puolestaan takaa sen, että tietoon voidaan luottaa ja sen perusteella voidaan tehdä liiketoiminnan kannalta oikeita päätöksiä.
Tästä ei kuitenkaan seuraa, että kaiken toiminnallisuuden tulisi olla samassa järjestelmässä. On nimittäin tärkeää erottaa edellämainitut ERP:n ydintoiminnallisuudet asioista, joiden ei ole tarpeellista olla ERP-järjestelmän sisällä. Näin ajattelemalla saavutetaan vapaus valita parhaiten kutakin tehtävää ja työntekijäryhmää palvelevat ohjelmistot ja sovellukset sen sijaan, että tarvitsee tehdä kompromisseja, joita yhden “kaikki yhdessä järjestelmässä” ratkaisun valintaan väistämättä liittyy. Hyvä esimerkki on palkanlaskenta. Siihen liittyy suhteellisen monimutkaista laskentalogiikkaa, joka vielä vaihtelee lainsäädännön mukaan maittain ja sillä on vähän liityntäpisteitä ERP:hen. Niinpä palkanlaskenta kannattaakin pitää erillisessä järjestelmässä ja viedä sieltä vain tarvittavat tiedot ERP:n kirjanpitoon joko integraation kautta tai kopioimalla manuaalisesti summatason dataa.
Oikeastaan “kaikki yhdessä järjestelmässä” ajatus on peräisin ajalta, jolloin erillisten ohjelmien integroiminen ERP-järjestelmää oli nykyistä hankalampaa ja kalliimpaa, niin käyttöönoton kuin ylläpidonkin näkökulmasta. Usean ohjelmiston rakennelma sisälti riskejä ja oli vaikeasti ylläpidettävä, sillä muutos yhdessä ohjelmassa tiesi usein päivitystarvetta muissakin komponenteissa, kuten integraatiossa. Modernit rajapinnat on puolestaan suunniteltu siten, että ohjelmien olisi mahdollisimman helppo keskustella keskenään. Rajapintojen suunnittelussa on oleellista se, että rajapinta antaa ulkopuoliselle sovellukselle mahdollisuuden lukea ja muokata valittuja asioita, mutta toisaalta rajapinta piilottaa ulkopuoliselta sovellukselta monimutkaisuutta, jota itse ohjelmaan sisältyy. Tämä auttaa ulkopuolisen sovelluksen kehittäjää, kun tämän ei tarvitse ymmärtää varsinaista kompleksista ohjelmaa vaan huomattavasti yksinkertaisempaa rajapintaa. Kun rajapinta samalla noudattaa REST-standardia, voidaan varsinaista ohjelmaa päivittää ilman, että sillä on vaikutusta rajapintaa käyttäviin ulkopuolisiin ohjelmiin.
Rajapintojen kehittyminen yhdistettynä pilvipalvelujen tarjoamaan vaivattomuuteen muuttaa ERP:n roolia niin, että ERP:stä muodostuu yrityksen “digitaalinen kivijalka”, jonka tärkeimpänä tehtävänä on tarjota laadukas käyttöliittymä, ohjelmalogiikka ja tietokanta yrityksen ydinprosessien suorittamiseen sekä mahdollistaa liitettävyys tarjoamalla moderni rajapinta. Olisi myös hyvä, mikäli ERP:hen olisi olemassa joukko jo valmiiksi integroituja ohjelmia ja sovelluksia, koska tuotteistettujen (usealle asiakkaalle myynnissä olevien) ratkaisujen kustannustaso on luonnollisesti varta vasten yhtä asiakasta varten tehtyjä integraatioita matalampi. Osa sovelluksista voi tarjota integraation usean eri ERP-järjestelmän kanssa, mutta osa voi olla myös ainoastaa tietylle ERP-järjestelmälle kehitettyjä ratkaisuja. Jälkimmäisessä tapauksessa voidaan hyödyntää tehokkaammin alla olevan ERP-järjestelmän logiikkaa ja keskittyä tarjoamaan käyttötarkoitukseen optimoitua käyttöliittymää, joka mahdollisesti rikastaa ERP.n toimintalogiikkaa ja dataa, mutta lopulta päivittää ERP:n kannalta oleellisia tietoja rajapinnan kautta. Esimerkkejä tällaisista sovelluksista ovat mobiililaitteella käytettävä varastonhallintasovellus, joka käytännössä tarjoaa optimoidun käyttöliittymän ERP-järjestelmään kuuluvien tapahtumien, kuten toimitusten tekemiseen. Toinen esimerkki on tuotannonsuunnitteluun ja -ohjaukseen käytettävä MES-ohjelma, joka voi lisäksi tallentaa ERP-järjestelmään kuulumatonta dataa, kuten tuotantoon käytettyä aikaa, omaan tietokantaansa, kuitenkin päivittäen ERP:n kannalta oleelliset tiedot, kuten tuotantosuunnitelman päivämäärät takaisin ERP:n puolelle.
On yrityksen tarpeista kiinni riittävätkö ERP:n ydinprosessit liiketoiminnan pyörittämiseen vai halutaanko tähän kokonaisuuteen kenties lisätä jotain muuta. Tätä miettiessä on myös hyvä ottaa huomioon tulevaisuuden tarpeet. Mahdollistaako valittava ERP-järjestelmä liitettävyyden modernilla ja sitä kautta kustannustehokkaalla tavalla, jos tällaisia tarpeita tulevaisuudessa eteen tulee? Osa ERP-järjestelmistä sisältää myös toiminnallisuutta, joka ei varsinaisesti kuulu ERP:n perustehtäviin, mutta joka voi olla riittävän hyvä asiakkaan tarpeisiin. Tämä voi olla jollekin perusteltu ratkaisu, mutta kannattaa muistaa, että samalla lukittaudutaan ohjelmaan, joka ei välttämättä ole enää muutaman vuoden päästä kilpailukykyinen. Ottaen huomioon, miten nopeasti ohjelmistot kehittyvät tänä päivänä, on myös joustavuudella arvonsa. Moderni ERP-ratkaisu mahdollistaakin siihen liitettyjen komponenttien vaihtamisen tarvittaessa, mikäli tarpeet muuttuvat tai markkinoille tulee uusi parempi ratkaisu.
ERP:n roolin muutoksesta ovat kirjoittaneet muun muassa Gartner sekä johtava liikkeenjohdon konsultoinnin yritys Bain & Company. Bainin artikkeli, johon pääset tästä, avaa erityisen hyvin tätä uutta ajattelua. Vaikka teksti onkin kirjoitettu suuryrityskonktekstissa, pätevät sen periaatteet myös pk-yrityksille. Lisäksi pk-yritykset ovat siinä mielessä hyvässä asemassa suuryrityksiin nähden, että vanhoja legacy-järjestelmiä on tyypillisesti huomattavasti vähemmän, jolloin yrityksen “digitaalinen vallankumous” voidaan aloittaa puhtaammalta pöydältä.
Geneerinen vai toimialaratkaisu
ERP-järjestelmiä voidaan myös jaotella sen mukaan onko ne suunniteltu soveltuviksi monelle eri toimialalla vai onko niissä toimialakohtaisia ominaisuuksia. Usealla toimialalla riittää “geneerinen” ERP, jossa voi hallita osto ja tilaus-toimitus-laskutus -prosesseja, maksuliikennettä, liikekumppani- ja tuoteperustietoja sekä varastoja yhdistettynä taustalla tapahtuvaan kirjanpitoon ja muuhun taloushallintoon. Riippuen toimialasta voidaan tarvita myös tuotannon-, projektin- tia palvelunhallintaa. Tällaisia toimialoja ovat muun muassa tukkukauppa, sarjatuotantoinen kappaletavara- tai prosessivalmistus ja myös projektiliiketoiminta.
Joskus tarvitaan kuitenkin enemmän. Esimerkiksi yritys, joka valmistaa ja toimittaa teollisuuslaitosten osia asiakkaan suunnitelmien mukaan saattaa haluta järjestelmän, joka juttelee suoraan CAD-ohjelmistojen kanssa ja mahdollistaa monipuoliset tuotannonsuunnitteluominaisuudet. Tällöin toimialan tarpeisiin suunniteltu ratkaisu voi olla yrityksen kilpailukyvyn kannalta perusteltu. Tärkeintä on erottaa mitkä prosessit ovat yrityksen menestyksen kannalta kriittisimmät ja varmistaa onnistuminen näissä. Tässä on kuitenkin hyvä muistaa, mitä puhuimme kappaleessa “Yksi vai useampi järjestelmä”. Kaiken ei tarvitse olla samassa järjestelmässä ja osa toimialakohtaisista vaatimuksista voi olla sellaisia, että niillä on vain löyhä yhteys ERP:n perustoiminnallisuuksiin ja dataan. Tällöin toimialatarve voidaan tyydyttää ERP:n ja siihen liitettävän toimialaspesifin ohjelmiston yhdistelmänä. Jos taas toimialan tarve kytkeytyy tiiviisti ERP:n perustoiminnallisuuksiin (ks. kappale “Yksi vai useampi järjestelmä), silloin on perusteltua, että tämä toiminnallisuus löytyy ERP:n sisältä joko vakiona tai niin sanottuna laajennuksena (engl. add-on).
Kotimainen vai kansainvälinen järjestelmä
Liiketoiminnan kansainvälinen laajuus on merkittävä järjestelmän valintaan vaikuttava tekijä. Moni järjestelmä tukee kyllä kansainvälistä liiketoimintaa viennin ja tuonnin näkökulmasta kattaen muun muassa vieraat valuutat ja näihin liittyvän kirjanpidon tai vienti- ja tuontitoiminnan raportoinnin (esim. Intrastat ja yhteisömyynnin ALV-raportointi). On kuitenkin eri asia jos yrityksellä on tai on suunnitteilla perustaa erillisiä maayhtiöitä. Tällöin voi olla perusteltua hankkia järjestelmä, joka tukee eri maiden maakohtaisia tarpeita lainsäädännön ja paikallisten liiketoimintakäytäntöjen puolesta. On myös eduksi, jos hankittavaa järjestelmää voi käyttää paikallisella kielellä. Ei myöskään sovi aliarvioida paikallisen tuen mahdollisuutta, mikä näkyy konkreettisesti muun muassa siinä, että tukea on saatavilla paikallisten toimistoaikojen puitteissa eikä esimerkiksi aivan eri aikavyöhykkeen mukaan. Kehityshankkeita silmällä pitäen on myös hyötyä paikallisesta kumppanista, joka voi tarvittaessa tulla helposti paikan päälle.
Integroitavuus
Puhuimme luvussa “yksi vai useampi järjestelmä” erillisten sovellusten liittämisestä ERP-järjestelmään modernien rajapintojen avulla. Sovellusten ja erillisten ohjelmien lisäksi on myös oleellista pystyä integroitumaan yrityksen ulkopuolisiin järjestelmiin sekä muodostamaan EDI-sanomia. Tämä on usein elinehto liiketoiminnalle ja tarjoaa minimissäänkin merkittäviä tehokkooshyötyjä. Keskeismmät integrointi- ja sanomaskenaariot yrityksen ulkopuolelle on esitetty alla.
EDI-sanomat asiakkaiden ja tavarantoimittajien kanssa
Keskusliikkeet vaativat toimittajilta sähköistä tilaus-toimitusketjua, johon kuuluvat määrämuotoiset tilaus-, toimitus- ja laskusanomat. Valmius sanomaliikenteeseen on siis käytännössä edellytys liiketoiminnan harjoittamiselle, mikäli haluaa keskusliikkeiden kanssa asioida. Esimerkiksi S-Ryhmä ei ota vastaan tavarantoimittajiensa toimituksia, joista ei ole olemassa määrämuodossa lähetettyä toimitustietoa heidän järjestelmässään. On toki joissain tapauksissa mahdollista syöttää tiedot kahteen kertaan ensin omaan järjestelmään ja sitten asiakkaan portaaliin, mutta kuten ulkoisten varastojen kohdalla, niin on myös keskusliikkeiden kanssa asioidessa tämä vaihtoehto usein työläs ja altis virheille.
Integraatiot ulkopuolisiin varastoihin
Erityisesti elintarvikealalla käytetään paljon ulkopuolisia varastoja, jotka tehostavat logistiikkaa ja tarjoavat varastotilaa vaativampiin tarpeisiin, kuten pakasteiden varastoimiseen. Varasto-operaatioiden ulkoistaminen vaatii, että tieto sekä tarvittavista että tehdyistä varasto-operaatioista, kuten toimituksista, siirtyy ajantasaisesti ja luotettavasti yrityksen ja tämän varastokumppanin välillä. Yksi vaihtoehto syöttää ja kopioida tarvittavat tiedot manuaalisesti oman ERP:n ja varastokumppanin järjestelmän välillä, mikäli varastokumppani tarjoaa pääsyä omaan järjestelmäänsä esimerkiksi selaimella käytettävän portaalin välityksellä. Tämä vaihtoehto on kuitenkin työläs ja altis virheille. Siksi parempi ratkaisu on usein tehdä integraatio järjestelmien välille.
Integraatiot saman konsernin yrityksiin
Konsernirakenteissa on usein tarpeen integroida dataa eri yritysten välillä. Tämä voi pitää sisällään erityisesti kirjanpidon konsolidoinnin tytäryhtiöistä emoyhtiöön, tuote- ja asiakasperustietojen replikoinnin eri yhtiöiden välillä tai konsernin sisäisen kaupan automatisoinnin siten, että ostotilaus toiselle konserniin kuuluvalle yhtiölle luo automaattisesti myyntitilauksen tämän järjestelmässä.
Mitä hyvä integroitavuus sitten tarkoittaa? Ensiksikin järjestelmän tulee tarjota rajapinta tietojen järjestelmästä ulos ottamiseen ja sisäänlukemiseen. Toiseksi tarvitaan jokin työkalu, jolla integraatiot määritellään ja liikenne toteutetaan. Tämä pitää sisällään muun muassa datan hakemisen, muokkaamisen ja tallentamisen tai lähettämisen määriteltyyn osoitteeseen. Pilvimaailmassa ovat yleistyneet niin sanotut iPaaS-ratkaisut (integration platform as a service), joilla voidaan hallita keskitetysti erilaisia integraatioskenaarioita ja samalla samoja skenaarioita voidaan käyttää usealle eri yritykselle, jolloin saavutetaan kustannushyötyjä, kun integraatioiden käyttöönotto ja ylläpito helpottuu. Kolmanneksi vaaditaan ERP-kumppanilta osaamista integraatioiden ja sanomaliikenteen toteuttamisesta. Toimittajan kyvykkyys integraatioiden ja EDI-sanomien toteuttamiseen ei ole itsestäänselvyys ja kannattaakin selvittää etukäteen toimittajan osaaminen integraatioiden ja sanomaliikenteen osalta. Osa toimittajista voi myös tarjota valmiita tuotteistettuja integraatioita ja EDI-sanomaliittymiä, jolloin käyttöönotto on nopeampaa ja vältytään kalliilta kertainvestoinneilta.
Palvelinympäristö: On-premise, private cloud, public cloud?
ERP-järjestelmää hankittaessa tulee ottaa kantaa myös IT-infrastruktuuriin liittyviin kysymyksiin. Suomeksi sanottuna, pyöriikö ERP omassa paikallisessa ympäristössä (on-premise), yritykselle dedikoidulla pilvipalvelimella (private cloud tai private hosting) vai kenties aidosti jaetussa pilvessä (public cloud) ja kuka palvelimien ja muiden tarvittavien hardware- ja ohjelmistokomponenttien ylläpidosta vastaa. Kysymys on paitsi kustannuksista myös käytettävyydestä, toimintavarmuudesta, riskeistä ja oman toiminnan fokuksesta. Osa järjestelmistä tarjoaa useita eri hosting-vaihtoehtoja, mutta osa voi tarjota vain rajattua määrää vaihtoehtoja. Jotta eri vaihtoehtoja osaa punnita valistuneesti, on syytä ymmärtää mallien keskeiset erot.
On-premise
Perinteisessä on-premise-mallissa järjestelmä on asennettuna asiakkaan omalle palvelimelle tai palvelimille. Ohjelmaa käytetään yrityksen sisäverkossa joko etätyöpöytäyhteyden kautta (engl. Remote desktop) tai sitten paikallisille työasemille asennettujen clientien kautta. Asiakas vastaa ohjelmiston ylläpidosta itse, joskin tukipalveluita ja päivityksiä voi hankkia toimittajilta käyttöperusteista maksua tai jatkuvaa ylläpitomaksua vastaan.
Nykypäivänä on-premise -ratkaisulle on yhä vähemmän perusteita ja se sopii lähinnä suuremmille yrityksille, joilla on riittävää osaamista palvelinpalvelujen ostamiseen tai tuottamiseen ja jotka pystyvät skaalaamaan oman ympäristön kustannuksia tehokkaasti. Osa yrityksistä haluaa myös pitää liiketoimintajärjestelmänsä omilla palvelimilla ja sisäverkossa tietoturvasyistä, vaikka modernit pilvipalvelut ovatkin jo hyvin turvallisia ja luotettavia.
Omien palvelimien haasteena on usein niiden joustamattomuus ja myös kustannustehottomuus. Omien palvelimien kokoa on vaikea mitoittaa juuri sopivaksi. Erityisesti kasvavien yritysten riesana on, että palvelin joudutaan mitoittamaan todellista tarvetta suuremmalle käyttäjämäärälle tai sitten kapasiteetti on tiukassa, mikä voi tehdä järjestelmän käytöstä hidasta resurssien loppuessa kesken. Haasteita voi aiheuttaa myös osaamisen puute palvelujen tuottamisessa tai hankinnassa, jolloin infrakokonaisuuden suunnittelussa ei olla osattu ottaa riittävällä tavalla huomioon kaikkia tarpeellisia asioita, kuten tietoturvaa tai luotettavaa varmuuskopiointia. Varmuuskopioinnin onnistumista ei esimerkiksi seurata tai varmuuskopiot voivat sijaita samassa palotilassa tai pahimmillaan jopa samalla palvelimella kuin varsinainen järjestelmä. Myös päivitysten asentaminen voi laahata jäljessä altistaen ympäristön virhetilanteilla tai mahdollisesti tietoturvauhille. Ylipäätänsä IT-infran hallinta omin voimin tai ostettuna palveluna on harvan pk-yrityksen vahvuusaluetta, jolloin tästä voi tulla turha rasite ajankäytön ja fokuksen kannalta.
Private Cloud
Pilvipalvelut tarjoavat ostajille joustavuutta ja kustannustehokkuutta. Kapasiteetti joustaa tarpeen mukaan ja ostajat pääsevät hyötymään erikoistuneiden palveluntarjoajien konesalien mittakaavaeduista. Palvelinten virtualisointi ja keskitetty hallinta mahdollistaa niin palvelin- kuin henkilöstöresurssien tehokkaamman käytön. Private cloud -mallissa asiakas saa omien tarpeidensa mukaan mitoitetut ja asennetut palvelimet, jotka ovat vain ja ainoastaan asiakkaan käytössä. Palvelimille voidaan asentaa joustavasti mitä tahansa ohjelmia on-premise mallin tapaan, mutta ohjelmia käytetään internetin yli toisin kuin on-premise -mallissa, jossa toimitaan sisäverkossa. Myös private cloudissa asiakas vastaa itse ohjelmiston päivittämisestä.
Public Cloud
Public cloud -mallissa hyödytään private cloudin tavoin pilvipalvelujen joustavuudesta ja kustannustehokkuudesta, mutta public cloudin puolella resurssien jakaminen on viety astetta pidemmälle. Siinä missä private cloudissa hyödynnetään jaettuja hardware-resursseja, niin public cloudissa myös käyttöjärjestelmäympäristöt ja ohjelmistokomponentit ovat jaettuja, jolloin näiden asentamiseen, valvontaan ja päivittämiseen tarvittava työ jakaantuu usean asiakkaan välillä. Tämä mahdollistaa private cloudia edullisemman kustannustason varsinkin liikuttaessa pienemmissä suuruusluokaltaan alle 25 käyttäjän ympäristöissä. Public cloud mahdollistaa myös nopeamman käyttöönoton ja joustavamman skaalautumisen käyttäjämäärän mukaan. Public cloudissa asiakas käyttää ympäristöön kuuluvia ohjelmia joko selaimen tai etätyöpöytäsovelluken (engl. Remote app) kautta. Koska asiakkaalla ei ole omaa käyttöjärjestelmäympäristöä, ei asiakas voi tyypillisesti asentaa omia ohjelmia ympäristöön vaan tähän tarkoitukseen vaaditaan erillinen private cloud -palvelin, jolloin puhutaan niin sanotusta hybrid cloud -ratkaisusta. Public cloudissa ohjelmaa päivitetään säännöllisin väliajoin, jolloin asiakkaalla on aina käytössään ajantasainen versio ohjelmistoista. Ohjelmasta voi olla saatavilla joko yksi tuotantoversio, jolloin päivitykset tulevat voimaan kaikille asiakkaille samanaikaisesti tai sitten saatavilla voi olla useampi versio, jolloin asiakas voi vaikuttaa aikatauluun, jolla päivittää uudempaan ohjelmistoversioon.
Public cloudissa toimiva ERP-järjestelmä on lähellä käsitettä software as a service (SaaS), jolla viitataan tavallisesti ohjelmiston jakelu ja lisensointimalliin, jossa asiakas käyttää ohjelmaa palveluna internetin välityksellä ja maksaa lisensseistä käytön mukaista tilausmaksua, joka voidaan veloittaa esimerkiksi kuukausittain. Tästä määritelmästä käsin public cloud vastaa SaaS-ohjelmistojakelumallia, jossa toimittaja hallinnoi ohjelmistoa keskitetysti asiakkaidensa puolesta. Usein jakelumalli kulkee käsikädessä myös tilauspohjaisen lisensointimallin kanssa, mutta tämä ei ole välttämätöntä vaan joissain tapauksissa on myös mahdollista käyttää ohjelmistoa public cloudissa hyödyntäen aikaisemmin omaksi ostettuja ohjelmistolisenssejä (ks. seuraava osa)
Omat vai vuokralisenssit
Perinteisesti ERP-järjestelmien lisenssit on ostettu kertamaksulla omaksi, jonka lisäksi lisenssien hankintahinnasta on maksettu kiinteällä prosentilla ylläpitomaksua. Tämä on kuitenkin muuttumassa ja ohjelmia hankitaan yhä enemmän joustavalla esimerkiksi kuukausittain veloitettavalla tilausmallilla, jossa asiakas saa ohjelman käyttöönsä käyttäjämäärään perustuvaa kuukausimaksua vastaan. Vuokralisenssien houkuttelevuutta lisää alkuinvestoinnin vähäinen tarve, mahdollisuus kirjata järjestelmän hankinta kokonaan kuluksi sekä joustavuus käyttäjämäärän suhteen. Siinä missä yksittäisistä omista lisensseistä ei tavallisesti pääse eroon käyttäjämäärän laskiessa, voi vuokralisenssejä tavallisesti myös vähentää käyttäjämäärän mukaan.

Kustannusten vertailussa on oleellista ymmärtää järjestelmän elinkaarikustannukset
ERP-järjestelmä on tavallisesti rahallisesti merkittävä investointi mille tahansa yritykselle. Järjestelmästä aiheutuvien kustannusten arviointi ei ole kuitenkaan triviaalia vaan vaatii ymmärrystä siitä, mistä ERP-järjestelmän kokonaiskustannukset muodostuvat. Tämä kappale pyrkii avaamaan ERP-järjestelmän elinkaarikustannusten (engl. total cost of ownership, TCO) muodostumista.
ERP-järjestelmän kustannukset voidaan luokitella näkyviin ja näkymättömiin. Myös tässä pätee vanha jäävuorisääntö: näkymättömien kustannusten vaikutus voi olla näkyviä merkittävästi suurempi. Silti hankintapäätökset tehdään valitettavan usein perustuen laskelmiin pelkistä näkyvistä kustannuksista.

Selkeimpiä näkyviä kustannuksia ovat toimittajien kirjallisesti tarjoamat lisenssi- ja ylläpitomaksut, joiden suuruus perustuu käyttäjien ja valittujen toiminnallisuuksien määrään. Hinnoittelukäytännöissä on alan sisällä suuriakin eroja. Ostajan on syytä olla tarkkana ja varmistaa, mitä hinnalle tapahtuu, jos toimenkuvat yrityksen sisällä muuttuvat: joudutaanko myöhemmin investoimaan uusiin lisensseihin vai voidaanko jo käytössä olevia lisenssejä siirtää ja niiden oikeuksia muokata. Erityisen tarkkana kannattaa ostajan olla tilanteissa, joissa hinnoittelu perustuu käyttöön otettavien moduulien tai ominaisuuksien määrään. Hintataso saattaa näyttää aluksi houkuttelevalta, mutta sisältyykö tarjoukseen todella kaikki mitä käytännön tasolla tarvitaan? Entä mitä maksuille tapahtuu, jos myöhemmin otetaan käyttöön lisää toiminnallisuutta? Tästä olisi myös hyvä saada kirjallinen tarjous, jotta ymmärretään mitä järjestelmän käyttö voi pidemmällä aikavälillä maksaa. Lisäksi kannattaa tarkistaa, sisältyykö palvelinvuokra perusmaksuun vai veloitetaanko se erikseen.
Hieman vaikeammin ennakoitavia, osittain näkyviä kustannuksia ovat käyttöönotto- ja koulutuspalvelut, järjestelmän elinkaaren aikana tarvittavat tuki- ja kehityspalvelut sekä mahdollisten uusien moduulien käyttöönotosta aiheutuvat työkustannukset. Näiden kohdalla palveluiden yksikköhinnat kuten konsultoinnin tunti- tai päiväveloitus ovat tiedossa, mutta kustannusyhtälön toista osaa eli määrää voi olla vaikea arvioida aukottomasti. Käyttöönoton osalta toimittajan antavat kuitenkin vähintään työmääräarvion, jonka avulla todellista kustannusta voidaan arvioida. Kannattaa myös kysellä toimittajan muilta asiakkailta, kuinka hyvin tämän toimittajan antamat kustannusarviot ovat pitäneet. Käyttöönoton kustannusten arvioinnissa on tärkeää huomioida myös omien resurssien tarve. Tarvitseeko käyttöönottoprojektin ajaksi palkata tilapäistä työvoimaa, joka vapauttaa avainhenkilöiden aikaa ERP-projektiin? Millaisia muita kustannuksia avainhenkilöiden ajankäyttö ERP-hankkeeseen aiheuttaa? Jääkö töitä tekemättä tai seuraako kasvaneesta työmäärästä ylityökorvauksia?
Käytönaikaisten palvelujen tarve voi olla käyttöönottokustannusta haastavampi erä arvioida. Näihin kustannuksiin kuuluvat virhetilanteiden selvittelystä, hallinnollisista toimenpiteistä ja neuvonnasta aiheutuvat kustannukset siltä osin kun ne eivät kuulu mahdolliseen kiinteähintaiseen tukeen, versiopäivitysten kustannukset, pienkehitys kuten raporttien ja tulosteiden tekeminen ja muokkaus tai tietojen massapäivitys sekä uusien moduulien käyttöönotosta aiheutuvat työkustannukset.
Tukikustannuksiin vaikuttaa ensinnäkin ohjelmiston koodin toimintavarmuus eri skenaarioissa, mihin vaikuttaa paitsi ohjelmistotoimittajan toimintatapa niin myös ohjelmakoodiin tehdyt räätälöinnit. Räätälöinneillä on vaikutusta erityisesti versiopäivitysten yhteydessä. Järjestelmän häiriöherkkyyteen vaikuttaa usein oleellisesti myös se, toimiiko järjestelmä paikallisessa palvelinympäristössä ja paikallisilla työasemilla vai onko ohjelma ohjelmistotoimittajan tai sen kumppanin standardisoidussa ympäristössä. Paikalliseen ympäristöön asennetut ohjelmistot ovat tyypillisesti herkempiä häiriöille verrattuna ohjelmistotoimittajan tai tämän kumppanin hallinnoimiin pilviympäristöihin. Merkittävä vaikutus on myös sillä, kuinka omavaraisia järjestelmän käyttäjät ovat järjestelmän käytön ja erilaisten hallinnollisten ja jopa pienkehitystehtävien suhteen. Omavaraisuutta tukee kattavat ja selkeät dokumentaatiot ja ohjeet ja se, missä määrin asiakas voi tehdä itse pienempiä päivitys- ja ylläpitotehtäviä, kuten esimerkiksi päivittää tietoja massana. Eroa voi tulla järjestelmätoimittajien välille myös siinä, mitä mahdollisuuksia käyttäjällä on muokata itse tulosteita, raportteja tai analytiikkanäkymiä. Uusien moduulien käyttöönoton kustannusvaikutusta voidaan arvioida luomalla erilaisia skenaarioita käyttöön otettavista moduuleista ja käyttäjämääristä, jolloin eri toimittajien vertailu mahdollistuu.
Näkymättömiin kustannuksiin kuuluvat menetetty tehokas työaika ja toimittajariski. Järjestelmän häiriöistä aiheutuva menetetty työaika on kustannus, jota ei helposti tule ajatelleeksi. Erityisesti tuotannollisilla ja paljon varasto-operaatioita tekevillä yrityksillä järjestelmän alhaalla oleminen voi tulla kalliiksi, ja sitä enemmän se maksaa, mitä suurempi volyymi on. ERP-järjestelmää harkitsevan yrityksen kannattaa miettiä millaisia seurauksia järjestelmän alhaalla olemisella olisi liiketoiminnalle ja ottaa tämä tekijä huomioon järjestelmän valintaa ohjaavana kriteerinä tarpeen mukaisesti. Järjestelmän toimintavarmuuteen vaikuttaa merkittävästi palvelininfrastuktuurin ratkaisut, ja siksi järjestelmän toimintavarmuutta voi nostaa valitsemalla sellainen hosting-ratkaisu, jossa järjestelmän toiminta on varmistettu myös esimerkiksi jonkin laitteen rikkoutuessa.
Kuten sanottua, toinen merkittävä näkymätön kustannus tulee toimittajariskistä. Voidaanko luottaa siihen, että järjestelmää tuetaan ja päivitetään vielä 5-10 vuoden päästäkin? Voinko saada tukea pienkehitystarpeisiini myös tulevaisuudessa? Mitä jos yhteistyö ei sujukaan ja haluaisin vaihtaa toiselle kumppanille? Voinko vaihtaa palveluntarjoajaa vai onko kaikki niin sanotusti yhden kortin varassa? Voinko käyttää samaa järjestelmää myös muissa maissa jos laajennan liiketoimintaa kansainvälisesti vai pitääkö muihin toimipaikkoihin valita jokin toinen järjestelmä? Millaisia kustannuksia tämä aiheuttaa?
Järkevä ostaja vertailee eri toimittajia ja järjestelmiä sekä punnitsee näkyvien kustannusten ohella myös näkymättömiä. Jos ERP-järjestelmä tuntuu poikkeuksellisen halvalta, kannattaa miettiä, mikä on toimittajan liiketoimintalogiikka. Myydäänkö vanhentuvaa teknologiaa polkuhintaan? Vai onko kyseessä uusi ja vielä testaamaton teknologia, jolle toimittaja hakee asiakkaita hinnalla? Onko vain lähtötason hinta houkuttelevan halpa, mutta kohoaa käyttäjämäärän kasvaessa eksponentiaalisesti? Vai onko toimittaja sittenkin onnistunut luomaan kilpailijoihin verrattuna ylivertaisen tuotteen, jota voidaan myydä kannattavasti kilpailijoita halvemmalla hinnalla?
Suuriin yrityksiin verrattuna pienen toimittajan resurssit kehittää ERP:iään ja tukea asiakkaitaan ovat väistämättä rajalliset. Kilpailun kiristyessä pieni yritys saattaa kaatua tai tulla ostetuksi: Suomen ERP-markkinalla on tällä hetkellä useita toimijoita, mutta myös merkkejä konsolidaatiosta, kun isommat yritykset ovat ostaneet pois pienempiä toimittajia. Ostajayritys yleensä jatkaa jonkin aikaa tukipalvelujen tarjoamista tai saattaa hyvässä tapauksessa nostaa ostamansa teknologian keihäänkärkituotteekseen. Ajan kuluessa harva toimittaja kuitenkaan ylläpitää useampaa lippulaivaa, vaan pyrkii ohjaamaan asiakkaat yhden järjestelmän piiriin. Toisaalta suuren ohjelmistojätin korva ei välttämättä ei ole kovin herkkä yksittäisen pienen asiakkaan toiveille. Suomessa suuret kansainväliset toimittajat eivät kuitenkaan myy järjestelmiään itse vaan kumppaniyritystensä kautta. Kumppaneita voi olla sekä suuria että pieniä. Tällöin ERP:n ostaja voi hyödyntää sekä suuren teknologiatoimittajan että pienen palveluntarjoajan edut – ohjelmistoyritys takaa kehitystyön jatkuvuuden, pieni palvelutoimittaja puolestaan kykenee rakentamaan tarvittavia yrityskohtaisia ratkaisuja.
Näkyvät kustannukset:
- Järjestelmän avausmaksu
- ERP-lisenssien tai kuukausimaksun hinta, joka määräytyy moduulien ja käyttäjämäärän perusteella
- Mahdollisten lisäosien lisenssit
- Palvelimen kuukausivuokra tai käyttäjämäärään perustuva maksu public cloud -ympäristöstä
- Vuosittaiset ylläpitomaksut ERP-lisensseistä ja lisäosista (koskee lähinnä omia lisenssejä; vrt. kappale “Omat vai vuokralisenssit”)
- Kiinteähintaiset palvelupaketit
Osittain näkyvät kustannukset:
- Käyttöönotto- ja koulutuspalvelut (taksa tiedossa, tarve vaihtelee)
- Tukipalvelut (taksa tiedossa, tarve vaihtelee)
- Järjestelmän skaalaaminen ylöspäin uusia moduuleja ja käyttäjiä lisäämällä (hinnat tiedossa, tarve vaihtelee)
- Mahdollisten integraatioiden tai sanomaliikenteen toteuttaminen (taksa tiedossa, tarve vaihtelee)
Näkymättömät kustannukset
- Järjestelmän ylläpidettävyys: kustannus = tarvittu päivitystiheys * päivityksen hinta sekä tarvittavat tukipalvelut
- Toimittajariski: lukkiutuminen toimittajasta riippuvaiseksi, käytetyn teknologian asema
- tulevaisuudessa
- Vaihtoehtoiskustannukset: mikä olisi ollut saavutettu tehokkuus/hinta -suhde, jos olisi valittu toinen ERP tai pysytty vanhoissa toimintatavoissa ja järjestelmissä?
- Käyttöönottovaiheessa vaadittu asiakkaan omien resurssien tarve, tietojen siirtotyö vanhasta järjestelmästä uuteen sekä rajapintojen luominen mahdollisten muiden järjestelmien kanssa

Huolellisuus hankintavaiheessa maksaa itsensä takaisin
ERP-järjestelmän hankinta on kaikille yrityksille merkittävä päätös, jossa onnistuminen mahdollistaa yrityksen kasvun ja kilpailuetujen kehittämisen, kun taas epäonnistuminen voi ajaa yrityksen loputtomalta tuntuvaan suohon, jossa järjestelmät eivät toimi, kukaan ei tiedä syytä tähän, ja varmaa on ainoastaan se, että tilanne käy kalliiksi. Siksi osaaminen ja huolellisuus käyttöönottovaiheessa ovat onnistumisen edellytyksiä. Moni yritys tiedostaa isot panokset, mutta kokemuksen ja usein myös riittävän ajan puute aiheuttaa haasteita varsinkin pk-yritysten ERP-hankinnoille. Yhtäältä tulisi varmistaa tarpeellisten näkökohtien huomioiminen ja sitä kautta oikean päätöksen tekeminen, mutta toisaalta pitäen samalla hankintaprojektin aikataulussa sekä ajankäytöllisesti tehokkaana. Näkyvä merkki hankintaan liittyvistä haasteista on usein se, että päätöstä ei saada tehtyä ja päätöksentekoa lykätään eteenpäin uudestaan ja uudestaan.
Tässä osassa esitellään yksinkertainen prosessi ERP-järjestelmän hankintaan sekä kerrotaan asioista, joihin kannattaa kiinnittää huomiota järjestelmiä ja toimittajia vertaillessa. Prosessia voi soveltaa omien tarpeiden mukaan, mutta se antaa hyvän rungon systemaattiselle ja tehokkaalle hankintaprosessille.
1) Määrittele hankintavaiheen roolit, vastuut ja aikataulu
Ennen projektiin liittyvien kartoitusten aloittamista on hyvä laatia hankintavaiheen projektisuunnitelma tarkoituksenmukaisella tasolla. Suunnitelman olisi hyvä pitää sisällään ainakin projektin tavoitteen eli miksi järjestelmän hankkimista tai vaihtamista ollaan tutkimassa sekä hankintavaiheen aikataulun tehtävineen, tuotoksineen ja vastuineen sekä mielellään myös ajatuksen toivotusta käyttöönoton ajankohdasta. Budjetin osalta investointiin kannattaa varautua niin pian kuin se on mahdollista riippuen toki yrityksen budjetointikäytännöistä. Usein tarkkaa budjettia on kuitenkaan vaikea määrittää ennen kuin on nähnyt mitä markkinoilla on tarjolla, koska kyse on kuitenkin viime kädessä investoinnista, jossa tulee punnita investoinnin kustannusta siitä odotettuihin hyötyihin.
2) Määrittele yrityksen tarpeet ja tavoitteet ERP-järjestelmälle
Mitkä ovat liiketoimintatarpeemme nyt ja mitkä ovat tavoitteemme 3, 5 tai 10 vuoden sisällä?
Hyvä lähtökohta ERP-hankkeelle on oman toimintamallin ja sen osana prosessien kirkastaminen ja dokumentointi. Koska ERP-järjestelmät ovat tiiviisti sidoksissa yrityksen prosesseihin, on prosessien ymmärtäminen ensiarvoisen tärkeää niin sisäisesti kuin ERP-toimittajankin puolella. ERP-hanke antaa mahdollisuuden tarkastella prosesseja kriittisesti ja mahdollisesti muuttaa niitä tehokkaammiksi ja luotettavimmiksi uuden järjestelmän tukemana. Toinen hyvä työkalu on vaatimusmäärittelydokumentin tekeminen, jossa on kirjattu joko taulukko- tai tekstimuodossa kuvaus niistä toiminnallisuuksista, joita järjestelmässä toivottaisiin ideaalimaailmassa olevan. Tässä on hyvä myös miettiä eri tekijöiden tärkeyttä: mitkä ominaisuudet ovat välttämättömiä ja mitkä toivottavia? Tässä vaiheessa on jo hyvä osallistaa laajasti henkilöstöä, jotta tarpeiden määrittelyyn saadaan valjastettua paras mahdollinen ymmärrys ja samalla saadaan sitoutettua järjestelmän tulevia käyttäjiä hankkeeseen sekä käyttöön otettavaan uuteen järjestelmään.
Nykytilanteen lisäksi on tärkeää pitää mielessä myös tulevaisuusnäkökulma. Hyvältä vaikuttavaa ERP-järjestelmää ei kannata hankkia, jos se riittää tukemaan vain nykyisiä prosesseja, mutta ei tarjoa mahdollisuuksia kasvattaa liiketoimintaa vaikkapa valmistuksesta ja tukkukaupasta oheispalveluihin. Tässä kannattaa myös pitää mielessä järjestelmän laajennettavuus. Tarjoaako järjestelmä hyvät rajapinnat ulkopuolisten sovellusten ja ohjelmien liittämiseen ERP-järjestelmään ja kuinka paljon valmiiksi integroituja pilvipalveluja on saatavilla? Tulevia tarpeita ei voi koskaan ennakoida täsmällisesti, joten huomio kannattaa kiinnittää siihen, millaisia muita toiminnallisuuksia ERP tai ERP:n kanssa keskustelevat ulkopuoliset ohjelmat ja sovellukset tarjoavat tarjoaa ”reserviin” sekä millaista kehitystukea järjestelmäkumppani pystyy ja on kiinnostunut tarjoamaan tarpeiden muuttuessa.
Keiden kanssa teemme tulevaisuudessa yhteistyötä ja millaisten vaatimuksia nämä kumppanit asettavat järjestelmälle?
Järjestelmäyhteensopivuus liittyy edelliseen kysymykseen, mutta on niin olennainen, että se kannatta nostaa erikseen esiin. Kysymys liittyy erityisesti sanomaliikenteeseen, missä kaupan keskusliikkeet edellyttävät kykyä ottaa vastaan tilaussanomia ja lähettää toimitussanomia ja EDI-laskuja. Onko EDI-sanomien muodostaminen ja vastaanottaminen mahdollista ja vaatiiko se custom-kehitystä vai onko toimittajalla valmiita ratkaisuja tähän? EDI-sanomien lisäksi toimittajat ja asiakkaat voivat vaatia, että tilauksilla tai laskuilla näkyy heille tarpeellista tietoa, joka tulee pystyä tallentamaan ERP-järjestelmään. Esimerkkinä tästä on tavarantoimittaja, joka haluaa että heille lähtevissä tilauksissa on mukana tavarantoimittajan käyttämät tuotekoodit tilaajan tuotekoodien lisäksi tai sijasta. Tällöin myös tämä tieto on pystyttävä tallentamaan tilaajan järjestelmän tuotetietoihin.
Peilaten ERP-järjestelmien perustaviin eroihin (ks. luku 3), voidaanko järjestelmälle asettaa jotain kategorisia vaatimuksia, jotka auttavat järjestelmien arvioinnissa?
Luvussa 3 käsiteltiin ERP-järjestelmien keskeisiä eroja sillä ajatuksella, että se auttaisi järjestelmää koskevien tarpeiden tunnistamisessa ja järjestelmien arvioimisessa. Onko vaatimuksissa jotain sellaista, joka asettaa selkeän ehdon valittavalle järjestelmälle? Tuleeko järjestelmän esimerkiksi tukea kansainvälistä kasvua siten, että samaa järjestelmää on mahdollista käyttää muihin maihin perustettavissa maayhtiöissä? Jos on näin, niin ainoastaan kotimaan liiketoimintayksiköitä tukeva järjestelmä tuskin on kiinnostava ratkaisu.
3) Kartoita ERP-järjestelmät ja -toimittajat ja varaa esittelyt
ERP-järjestelmien kartoitus on hyvä aloittaa listaamalla potentiaaliset vaihtoehdot niin sanotulle pitkälle listalle. Hyvä kriteeri pitkälle listalle pääsemiseen on se, että järjestelmässä voisi olla nopean analysoinnin perusteella potentiaalia. Siten jo ensisilmäyksellä selkeät tapaukset jäävät tässä kohtaa pois tarkastelusta. Esimerkiksi pk-yritys voisi rajata suuryritysten ERP-järjestelmät pois laskuista, kuten voisi myös tehdä järjestelmille, joille ei ole saatavilla paikallista tukea.
Koska vaihtoehtoja on tarjolla pk-yrityksille verrattain paljon, niin listan perusteltu lyhentäminen varhaisessa vaiheessa on usein tarpeellista ajan säästämiseksi ja fokuksen tarkentamiseksi. Tähän tarkoitukseen auttaa järjestelmien vertaaminen suhteessa kriittisimpiin vaatimuksiin. Erityisesti on hyvä ymmärtää millaista ERP-järjestelmää ollaan etsimässä ja rajata vaihtoehtoja sen mukaisesti. Tuleeko järjestelmän esimerkiksi tukea ulkomaisten maayhtiöiden lisäämistä tai sanomaliikennettä keskusliikkeiden kanssa? Tämän tason erottelut on usein mahdollista tehdä julkisiin lähteisiin perustuen. Lisätietoja voi pyytää järjestelmätoimittajilta tarpeen mukaan.
Kun listaa kiinnostavista järjestelmistä ja järjestelmätoimittajista on lyhennetty kriittisiin vaatimuksiin perustuen, on aika pyytää tarkemmat esittelyt, joissa järjestelmätoimittaja keskustelee tarkemmin asiakasyrityksen tarpeista ja esittelee yritystään ja tarjoamaansa järjestelmäratkaisua. Tapaamisia on tavallisesti useampia, eikä mitään yleispätevää prosessia voi tässä antaa vaan etenemisessä tulee soveltaa tapauskohtaista harkintaa. Oleellista on kuitenkin, että järjestelmätoimittaja ymmärtää asiakkaan vaatimukset ja tavoitteet järjestelmälle ja että asiakas saa riittävän hyvän ymmärryksen eri järjestelmien ja järjestelmätoimittajien vahvuuksista ja heikkouksista päätöksentekoa varten. Tässä oleellisessa roolissa on demo, jossa toimittajan tulisi osoittaa, että projektille asetetut tavoitteet voidaan täyttää. Demoja voidaan tilanteesta riippuen järjestää useampia edeten yleiseltä tasolta mahdollisiin asiakaskohtaisiin skenaarioihin.
4) Arvioi esittelyjen perusteella ERP-järjestelmän ja -toimittajan soveltuvuus oman yrityksesi tarpeisiin
Vastaako ERP-järjestelmän ja toimittajan kyky tapaamisten ja demoesittelyn perusteella aiempaa arviota soveltuvuudesta yrityksemme tarpeisiin nyt ja tulevaisuudessa?
Tapaamisten perusteella tulisi muodostaa riittävä kuva eri vaihtoehtojen vertailemiseksi. Kun vaatimusmäärittelyn on tehnyt huolellisesti ja miettinyt mikä on oikeasti kriittistä ja mikä vähemmän tärkeää suhteessa hankkeelle asetettuihin tavoitteisiin, on myös vaihtoehtojen vertailu huomattavasti helpompaa. Toinen avainsana on systemaattisuus. Tapaamisten dokumentointi riittävällä tasolla varmistaa, että vertailu voidaan tehdä faktapohjaisesti. Joku voi käyttää tähän tarkoitukseen taulukkolaskentaa ja pisteyttää järjestelmiä ja toimittajia tunnistettuja kriteereitä vasten kun taas joku toinen voi pitää vapaita muistiinpanoja parempana tapana kerätyn tiedon dokumentointiin. Olipa menetelmä mikä tahansa, niin oleellista on päättää etukäteen kriteerit joilla järjestelmiä arvotetaan ja pitää huolta siitä, että näihin kysymyksiin saadaan vastaukset. Tarvittaessa voi toki kriteerejäkin päivittää, jos huomataan jonkin oleellisen näkökohdan puuttuvan.
On myös kiinnitettävä huomiota tiedon hankinnan tapaan. Myyjillä on joskus taipumusta esittää asiat todellisuutta positiivisemmassa valossa ja siksi tärkeimmät kysymykset on syytä validoida konkreettisen demon kautta. Toimittajalle kannattaakin antaa demoa varten muutama avainprosessi, jotka käydään läpi demo-tilanteessa konkreettisen käsityksen muodostamiseksi. Joissain tapauksissa voidaan käyttää myös asiakkaan dataa, mutta tämä ei usein ole tarpeellista vaan tarve voidaan validoida myös toimittajan olemassa olevalla demo-aineistolla. Tärkeä tiedonlähde ovat myös toimittajan muut asiakkaat. Hankintaprosessin loppupuolella on usein mahdollista järjestää referenssivierailu tai -puhelu jonkin toimittajan olemassa olevan asiakkaan kanssa. Tämä on tärkeässä asemassa erityisesti toimittajan palvelun laatua koskevan informaation hankinnassa, mutta myös itse järjestelmää koskevan tiedon tuottamisessa.
Vaikka järjestelmien ominaisuudet ovat oleellisia eri järjestelmien vertailussa, niin esittelyissä on hyvä arvioida myös yleisempiä näkökulmia. Näistä on kerrottu seuraavana tarkemmin.
Onko ERP-järjestelmälle tarjolla useampia toimittajia vai onko toimittajaloukkuun joutumisen riski suuri?
Jos ERP-järjestelmälle on olemassa vain yksi palveluntarjoaja, on olemassa riski liiallisesta toimittajariippuvuudesta. Koska ERP-järjestelmän valinnan jälkeen kilpailua ei tällaisessa tapauksessa ole, voi toimittajariippuvuus johtaa korkeisiin kustannuksiin tai huonoon palveluun. Jos näin käy, on asiakkaalla kädessään kaksi huonoa vaihtoehtoa: jatkaa epätyydyttävässä tilanteessa tai vaihtaa kokonaan toiseen järjestelmään. Koska järjestelmän vaihtamisen kustannukset ovat korkeat, olisi toivottava tilanne sellainen, missä toimittajaa voisi halutessaan vaihtaa. Jo kilpailun olemassaolo riittää usein luomaan kannustimet tarjota hyvää palvelua kohtuullisin kustannuksin, eikä tarvetta kumppanin vaihtamiseen yhtä todennäköisesti edes synny. Kokemuksemme mukaan huono palvelun laatu käyttöönoton jälkeen on yleinen tyytymättömyyden lähde pk-yrityksillä ja joissain tapauksissa se myös ajaa järjestelmävaihdoksia, joten siinä mielessä tämä näkökulma kannattaa todella huomioida. Tarkoitus ei ole kuitenkaa sanoa, että tällaista järjestelmää ei kannata missään olosuhteissa valita vaan, että toimittajariskin arviointi on syytä ottaa tosissaan osana kokonaisarviota.
Palveluun liittyvän toimittajariskin arvioinnissa on oleellista ymmärtää toimittajan liiketoimintamalli eli toisin sanoen se, missä toimittajan liiketaloudelliset intressit ovat: onko toimittajan strategiassa sijaa konsultoinnille ja käyttöönoton jälkeiselle jatkokehitykselle vai perustuuko liiketoiminta ensisijaisesti lisenssimyyntiin. Mallin ymmärtäminen ei ole välttämättä helppoa, mutta hyvä tietolähde tässä ovat toimittajan muut asiakkaat, joilta voi yrittää tietoa hankkia.
Ohjelmiston osalta riippuvuutta ei voi luonnollisestikaan estää, koska lähtökohtaisesti jokaista ERP-järjestelmää kehittää ja ylläpitää yksi yritys. Riskejä voi kuitenkin hallita analysoimalla kuinka turvattu järjestelmän tuki ja ylläpito ovat myös tulevaisuudessa. Tästä lisää seuraavassa kappaleessa.
Kuinka turvattu ERP-järjestelmän ylläpito ja kehitys on tulevaisuudessa?
Järjestelmän kehityksen ja tuen jatkuvuus on olennainen osa ERP-hankintaa liittyvien riskien ja business casen arviointia. Huomio kannattaa kiinnittää ainakin järjestelmän elinkaaren vaiheeseen ja ohjelmistoa tuottavan ja ylläpitävän yrityksen ylläpito- ja tuotekehitysresursseihin. Järjestelmän elinkaarta voi analysoida katsomalla mitä uutta järjestelmään on viime aikoina tullut. Kehityksen puute voi indikoida siitä, että järjestelmä on enemmänkin ylläpitomoodissa eikä sitä yritetäkään välttämättä pitää kilpailukykyisenä tulevaisuudessa. Elinkaaren vaiheesta kannattaa kysyä myös järjestelmätoimittajalta ja arvioida vastauksen ja perustelujen uskottavuutta. Ylläpito- ja kehitysresurssien osalta vaara kohdistuu lähinnä liian suureen henkilöriippuvuuteen. Tämä riski voi tulla kyseeseen erityisesti hyvin pienten ohjelmistotoimittajien osalta, mutta isompien toimijoiden osalta tämä riski on paremmin hallinnassa. Riskejä jatkuvuudelle voivat aiheuttaa myös ohjelmistotoimittajan taloudelliset vaikeudet sekä yrityskauppoihin ja sitä kautta päällekkäisiin tuotteisiin liittyvät tekijät.
Mikä on toimittajan kokemuksen ja asiantuntemuksen taso?
Itse ERP-järjestelmän lisäksi on hyvä kiinnittää huomiota myös järjestelmätoimittajan kokemukseen ja osaamiseen. Tämä tarkoittaa ensisijaisesti liiketoiminnallista substanssiosaamista, kuten vaikkapa toimialan vaatimusten, käsitteiden ja käytäntöjen tuntemista tai esimerkiksi taloushallinnon prosessien hallintaa. Miksi tämä on tärkeää? Ensinnäkin liiketoimintaa tunteva järjestelmäkonsultti pystyy tarjoamaan enemmän lisäarvoa asiakkaalle. Järjestelmän käyttöönotossa tehdään paljon erilaisia asetusvalintoja, joilla on vaikutusta järjestelmästä saataviin hyötyihin. Jos järjestelmäkonsultti tuntee vain järjestelmää ja ainoastaan asiakas tuntee liiketoimintaa, voi yhteisen maaperän puuttuminen estää sopivien asiakkaalle sopivien ratkaisujen löytämisen kun kumpikaan osapuoli ei täysin ymmärrä toisiaan. Hyvä konsultti pystyy lisäksi haastamaan asiakasta sekä tarjoamaan luovempia ratkaisuja, koska ymmärtää myös itse liiketoiminnallisen tarpeen. Lisäksi saman kielen puhuminen tekee kommunikaatiosta tehokkaampaa, kun kaikkea ei tarvitse selittää alusta alkaen.
Toimittajien referenssiasiakkaiden perusteella voi saada suuntaviivoja siitä, millä toimialoilla tai minkä tyyppisissä ratkaisuissa toimittaja on vahva. Tärkeässä osassa ovat myös toimittajan kanssa käytävät keskustelut ja esittelyt. Välittyykö toimittajasta sellainen kuva, että tämä ymmärtää liiketoiminnan ja toimialan tarpeita? Vaikka parhaat substanssiosaajat eivät välttämättä ole mukana myyntivaiheessa, niin tulee myös myynnissä toimivien henkilöiden pystyä osoittamaan muutakin kuin vain järjestelmän teknistä tuntemusta. Lisäksi voi kysyä henkilöstön aikaisemmasta kokemuksesta. Tausta esimerkiksi asiakaspuolella järjestelmän pääkäyttäjänä, liikkeenjohdon konsulttina tai business controllerina tarjoavat jokainen oman liiketoimintalähtöisen kokemuspohjan järjestelmäprojekteihin.
5) Hyödynnä business blueprint -mahdollisuus jo ennen valintapäätöstä
Tarjoaako toimittaja mahdollisuutta tehdä liiketoiminnan prosessikuvauksen jo ennen valintapäätöstä?
Liiketoiminnan prosessikuvaus eli business blueprint on yksityiskohtainen kuvaus niistä liiketoimintaprosesseista, jotka ERP:llä aiotaan järjestää. Siinä kuvataan yrityksen liiketoiminnan kannalta oleelliset skenaariot, prosessit ja vaiheet hierarkkisesti sekä käydään läpi, miten tehtävät voidaan suorittaa ERP:n avulla. Prosessikuvauksen teko tarjoaa mahdollisuuden arvioida vielä syvällisemmin, miten tietty ERP konkreettisesti auttaisi ratkaisemaan ongelmia ja tehostamaan toimintaa. Business blueprintin voi nähdä myös riskienhallintana: mikäli tässä vaiheessa ilmenee vielä jotain sellaista, mikä muuttaa aikaisempaa käsitystä ERP-järjestelmän sopivuudesta, voi toimittajaa vielä halutessaan vaihtaa. Yhteisten työpajojen kautta syntynyt blueprint-dokumentti jää joka tapauksessa asiakkaan käyttöön. Lähtökohtaisesti toimittajaa ei kuitenkaa ole enää tarvetta vaihtaa tässä vaiheessa, mikäli toimittajien vertailu on tehty huolellisesti. Tällöin business blueprint -vaiheessa tehty työ vähentää projektin aikana vaadittavaa työmäärää.
6) Vertaile tarjoukset ja tee päätös
Ovatko eri toimittajien tarjoukset vertailukelpoisia keskenään?
Tarjousten vastaanottamisen jälkeen kannattaa selvittää tarjousten sisältö huolellisesti läpi toimittajan kanssa. Mitä kuhunkin tarjoukseen sisältyy, mistä käyttöönottoprojektin työmäärä koostuu ja mikä selittää mahdollisia eroja tarjousten kustannustasossa? Kun ymmärretään mistä kustannukset muodostuvat, voidaan tarjouksia vertailla mielekkäästi. Tarjoaako jokin toimittaja kenties enemmän koulutusta tai paremman palvelutason tai puuttuuko jostain tarjouksesta kenties asioita, jotka tulevat maksettavaksi erikseen tilattavina lisätöinä? Nämä asiat kannattaa selvittää hyvin ennen päätöstä.
Kuinka paljon eri vaihtoehdot tulisivat maksamaan järjestelmän elinkaaren aikana?
Kun tarjousten sisältö on ymmärretty ja varmistettu ja tarjoukset on saatu mahdollisimman vertailukelpoisiksi keskenään tulee seuraavaksi ymmärtää järjestelmän kustannukset elinkaaren aikana. Liikkeelle kannattaa lähteä näkyvien kustannusten laskemisesta, mutta myös muita kustannuksia (vrt. luku “Kustannusten vertailussa oleellista on ymmärtää järjestelmän elinkaarikustannukset”) voi yrittää mallintaa vaikka niiden arvioiminen ei välttämättä helppoa olekaan. Laskelmien kannalta on tärkeä selvittää, mitä palveluita kiinteään laskutukseen sisältyy ja mitkä asiat ovat erillisveloitettavia. Tukeeko esimerkiksi versiopäivityksistä lisäkustannuksia?
Kuinka hyvin toimittajan antamat kustannusarviot ovat yleensä pitäneet?
Käyttöönottoprojekti on asiakkaalle investointi, jonka lopullista kustannusta ei usein tiedetä tarkasti etukäteen. Jotta eri toimittajien antamia kustannusarvioita voidaan verrata mielekkäästi keskenään, tulee ymmärtää kuinka hyvin kunkin toimittajan antamat kustannusarviot ovat yleisesti pitäneet. Kustannusten ylityksiä voi ajaa paitsi tarvittavan työmäärän aliarviointi, niin myös kustannusarviossa minimiin puristettu projektin scope. Todellisten kustannusten ymmärtämiseksi kannattaa hyödyntää muiden kokemuksia. Keskustelu toimittajan referenssiasiakkaan kanssa on toki yksi tietolähde, mutta kannattaa myös laajemmin hyödyntää omia verkostoja ja kysellä mahdollisuuksien mukaan ihmisten kokemuksia toimittajan hinnoittelupolitiikasta.
Mitkä ovat vaihtoehtojen erot ja kuinka suuri niiden merkitys on valintapäätöksen kannalta?
Vaikka tässä kappaleessa on puhuttu kustannusten vertailusta, ei päätöstä tule luonnollisestikaan lähestyä pelkästään kustannusten näkökulmasta. Tulee punnita järjestelmästä saatavia hyötyjä, kunkin eri vaihtoehdon vahvuuksia ja heikkouksia keskenään, ja tehdä kokonaisarvio. Järjestelmissä ja toimittajissa on eroja ja siksi on ensiarvoisen tärkeää pitää kirkkaana mielessä hankkeen tavoitteet ja mikä omalle yritykselle on tärkeää. Hyvin tehty määrittelytyö maksaa viimeistään tässä kohtaa itsensä takaisin.
7) Tee jälkiarviointi käyttöönottoprojektin jälkeen
Käyttöönottoprojektin jälkeen kannattaa tehdä arviointi projektista, mikä tukee niin organisaation oppimista kuin auttaa ymmärtämään jatkotoimenpiteiden tarvetta. Samalla käyttöönottoprojektissa mukana olleille henkilöille annetaan mahdollisuus saada äänensä kuuluviin ja jakaa palautetta muille osapuolille.
Jälkiarvioinnissa tulisi ymmärtää ainakin se, saavutettiinko tavoitteet, mitä mahdollisia puutteita jäi, miten puutteet voidaan korjata ja voidaanko hankkeesta oppia jotain jatkoa ajatellen. Palautetta kannattaa kysyä ja jakaa myös toimittajan suuntaan.